Di Jarak di Universitas Psikologi Praktis, kami sedang mengerjakan berbagai metode pengorganisasian diri dan peningkatan efisiensi. Termasuk cara memprioritaskan dengan benar.
Mengapa memprioritaskan.
Alasan pertama sudah jelas: untuk melakukan hal yang paling penting terlebih dahulu. Alasan kedua kurang jelas: agar setiap saat Anda tahu persis bisnis apa yang Anda lakukan sekarang. Sehingga tidak ada pilihan, karena pada saat pilihan itulah lemparan, alasan, pemikiran seperti “Saya harus masuk untuk minum teh” dan sebagainya dimulai.
Turun dengan melempar, tetapkan prioritas.
Saya ingin berbagi dengan Anda cara penulis saya memprioritaskan, Anda tidak akan membaca tentang metode ini di tempat lain. Menurut pendapat saya, ini adalah cara yang paling efisien untuk memprioritaskan, tetapi memiliki satu kelemahan. Ini membutuhkan pengetahuan matematika yang lebih tinggi untuk kelas dua, atau lebih tepatnya kemampuan untuk mengalikan dan membagi.
Jadi bayangkan itu Anda memiliki daftar yang harus dilakukan. Biarkan saya membuat sketsa sebuah contoh:
- Rekam video untuk situs
- Pesan meja komputer
- Balas email mendesak
- Bongkar kotak di lemari
Nah, itu kira-kira seperti daftar yang diambil dari langit-langit oleh saya. Selanjutnya, kami akan mengevaluasi signifikansi setiap kasus. Signifikansi akan terdiri dari tiga parameter:
- Pentingnya Seberapa penting untuk melakukan ini? Akankah sesuatu yang buruk terjadi jika Anda memutuskan untuk tidak melakukannya sama sekali? Berapa banyak tergantung pada implementasinya?
- Urgensi — Seberapa cepat ini harus dilakukan? Jatuhkan semuanya dan lakukan saja? Atau jika Anda melakukannya dalam waktu seminggu, apakah pada dasarnya normal?
- Kompleksitas - Berapa lama pekerjaan ini akan berlangsung? Apakah saya perlu bernegosiasi dan berinteraksi dengan orang lain untuk membuatnya? Sejauh mana hal itu sederhana secara emosional dan moral atau, sebaliknya, kompleks dan tidak menyenangkan?
Nilai semua kasus pada ketiga parameter ini pada skala dari 1 hingga 10 dalam urutan Kepentingan-Urgensi-Kesulitan. Pada akhirnya, Anda akan berakhir dengan sesuatu seperti ini:
- Rekam video untuk situs 8 6 7
- Pesan meja komputer 6 2 3
- Balas email mendesak 7 9 2
- Bongkar kotak di lemari 2 2 6
Jadi, semua kasus dievaluasi menurut tiga kriteria Kepentingan-Urgensi-Kompleksitas, tetapi sejauh ini tidak mungkin untuk diprioritaskan, karena masih belum jelas kasus mana yang harus didahulukan, penting atau mendesak? Atau mungkin yang paling sederhana dulu, agar cepat selesai dan tidak mengganggu?
untuk memprioritaskan kita asumsikan makna utama dari setiap kasus.
Signifikansi = Pentingnya * Urgensi / Kompleksitas
Kalikan Pentingnya dengan Urgensi dan bagi dengan Kompleksitas. Jadi, di bagian paling atas, kita akan memiliki hal-hal yang sangat penting dan sangat mendesak, sementara sangat sederhana. Nah, sebaliknya. Dan kemudian daftar kami akan menjadi seperti ini:
- Rekam video untuk situs 8 * 6 / 7 = 6.9
- Pesan meja komputer 6 * 2 / 3 = 4.0
- Membalas email mendesak 7 * 9 / 2 = 31.5
- Bongkar kotak di lemari 2 * 2 / 6 = 0.7
Saya menggunakan kalkulator untuk menghitung dan membulatkan nilainya menjadi sepersepuluh, akurasi seperti itu akan cukup. Jadi sekarang kita melihat betapa mudahnya mengatur berbagai hal dalam urutan prioritas:
- Membalas email mendesak 31.5
- Buat video untuk situs 6.9
- Pesan meja komputer 4.0
- Bongkar kotak di lemari 0.7
Hal terbaik tentang prosedur ini adalah tidak diperlukan keputusan yang rumit, ada algoritma siap pakai yang akan selalu memprioritaskan dengan benar. Tugas Anda hanya menilai secara memadai pentingnya, urgensi, dan kompleksitas kasus, lalu teknik mengambil alih.
Prioritaskan dengan cara ini dengan daftar yang Anda lakukan di tugas sebelumnyauntuk memastikan bahwa itu tidak hanya sederhana, tetapi daftar akhirnya cukup memadai. Di tempat pertama adalah hal-hal yang benar-benar masuk akal untuk dilakukan di tempat pertama.