Prinsip Pareto, dinamai ekonom Italia Vilfredo Pareto, menyatakan bahwa 80% masalah bisa disebabkan oleh 20% penyebab. Prinsipnya bisa menjadi informasi yang sangat berguna atau bahkan menyelamatkan nyawa ketika Anda harus memilih mana dari sekian banyak masalah yang harus diselesaikan terlebih dahulu, atau jika penghapusan masalah menjadi rumit oleh keadaan eksternal.
Misalnya, Anda baru saja diminta untuk memimpin tim yang mengalami kesulitan mengerjakan sebuah proyek untuk mengarahkan mereka ke arah yang benar. Anda bertanya kepada anggota tim apa hambatan utama mereka dalam mencapai tujuan dan target mereka. Mereka membuat daftar yang Anda analisis dan cari tahu apa penyebab utama dari setiap masalah yang dihadapi tim, mencoba melihat kesamaannya.
Semua penyebab masalah yang terdeteksi diatur menurut frekuensi kemunculannya. Melihat angka-angkanya, Anda menemukan bahwa kurangnya komunikasi antara pelaksana proyek dan pemangku kepentingan proyek adalah akar penyebab dari 23 masalah teratas yang dihadapi tim, sedangkan masalah terbesar kedua adalah akses ke sumber daya yang diperlukan (sistem komputer, peralatan, dll. .). .) mengakibatkan hanya 11 komplikasi terkait. Masalah lain terisolasi. Jelas bahwa dengan memecahkan masalah komunikasi, sebagian besar masalah dapat dihilangkan, dan dengan memecahkan masalah akses ke sumber daya, hampir 90% hambatan di jalur tim dapat diselesaikan. Anda tidak hanya menemukan cara untuk membantu tim, Anda juga baru saja melakukan analisis Pareto.
Melakukan semua pekerjaan ini di atas kertas mungkin akan memakan waktu tertentu. Prosesnya bisa sangat dipercepat menggunakan bagan Pareto di Microsoft Excel.
Diagram pareto adalah kombinasi dari diagram garis dan histogram. Mereka unik karena biasanya memiliki satu sumbu horizontal (sumbu kategori) dan dua sumbu vertikal. Bagan berguna untuk memprioritaskan dan menyortir data.
Tugas saya adalah membantu Anda menyiapkan data untuk bagan Pareto dan kemudian membuat bagan itu sendiri. Jika data Anda sudah disiapkan untuk bagan Pareto, maka Anda dapat melanjutkan ke bagian kedua.
Hari ini kita akan menganalisis situasi bermasalah di perusahaan yang secara teratur mengganti biaya karyawan. Tugas kita adalah mencari tahu apa yang paling banyak kita belanjakan dan memahami bagaimana kita dapat mengurangi biaya ini hingga 80% menggunakan analisis Pareto cepat. Kami dapat mengetahui biaya apa yang menyumbang 80% dari pengembalian uang dan mencegah biaya tinggi di masa depan dengan mengubah kebijakan untuk menggunakan harga grosir dan mendiskusikan biaya karyawan.
Bagian Satu: Siapkan Data untuk Bagan Pareto
- Atur data Anda. Dalam tabel kami, ada 6 kategori kompensasi tunai dan jumlah yang diklaim oleh karyawan.
- Urutkan data dalam urutan menurun. Periksa apakah kolom dipilih А и Вuntuk mengurutkan dengan benar.
- Jumlah Kolom Jumlah (jumlah pengeluaran) dihitung menggunakan fungsi JUMLAH (JUMLAH). Dalam contoh kami, untuk mendapatkan jumlah total, Anda perlu menambahkan sel dari V3 untuk V8.
Tombol cepat: Untuk menjumlahkan rentang nilai, pilih sel B9 dan tekan Alt + =. Jumlah totalnya adalah $12250.
- Buat kolom Jumlah Kumulatif (jumlah kumulatif). Mari kita mulai dengan nilai pertama $ 3750 di dalam sel B3. Setiap nilai didasarkan pada nilai sel sebelumnya. Di dalam sel C4 mengetik = C3 + B4 dan tekan Enter.
- Untuk mengisi sel yang tersisa di kolom secara otomatis, klik dua kali gagang IsiOtomatis.
- Selanjutnya, buat kolom Kumulatif % (persentase kumulatif). Untuk mengisi kolom ini, Anda dapat menggunakan jumlah rentang Jumlah dan nilai dari kolom Jumlah Kumulatif. Di bilah rumus untuk sel D3 Enter =C3/$B$9 dan tekan Enter. Simbol $ membuat referensi absolut sedemikian rupa sehingga nilai penjumlahan (referensi sel B9) tidak berubah saat Anda menyalin rumus ke bawah.
- Klik dua kali penanda IsiOtomatis untuk mengisi kolom dengan rumus, atau klik penanda dan seret melintasi kolom data.
- Sekarang semuanya siap untuk mulai membangun bagan Pareto!
Bagian Kedua: Membangun Bagan Pareto di Excel
- Pilih data (dalam contoh kami, sel dari A2 by D8).
- Tekan Alt + F1 pada keyboard untuk secara otomatis membuat bagan dari data yang dipilih.
- Klik kanan di area grafik dan dari menu yang muncul, klik Pilih data (Pilih Data). Sebuah kotak dialog akan muncul Memilih sumber data (Pilih Sumber Data). Pilih baris Jumlah Kumulatif dan tekan Remove (Menghapus). Kemudian OK.
- Klik pada grafik dan gunakan tombol panah pada keyboard Anda untuk berpindah di antara elemen-elemennya. Ketika satu baris data dipilih Kumulatif %, yang sekarang bertepatan dengan sumbu kategori (sumbu horizontal), klik kanan padanya dan pilih Ubah jenis bagan untuk seri (Ubah Jenis Seri Bagan). Sekarang rangkaian data ini sulit dilihat, tetapi mungkin.
- Sebuah kotak dialog akan muncul Ubah jenis grafik (Ubah Tipe Bagan), pilih bagan garis.
- Jadi, kami mendapatkan histogram dan grafik garis datar di sepanjang sumbu horizontal. Untuk menunjukkan relief grafik garis, kita membutuhkan sumbu vertikal lain.
- Klik kanan pada satu baris Kumulatif % dan di menu yang muncul, klik Format seri data (Format Seri Data). Kotak dialog dengan nama yang sama akan muncul.
- Di bagian Opsi Baris (Opsi Seri) pilih Sumbu Kecil (Sumbu Sekunder) dan tekan tombol Penyelesaian (Menutup).
- Sumbu persentase akan muncul, dan bagan akan berubah menjadi bagan Pareto yang lengkap! Sekarang kita dapat menarik kesimpulan: sebagian besar biayanya adalah biaya kuliah (Biaya Pelatihan), peralatan (Perangkat Keras) dan alat tulis (perlengkapan kantor).
Dengan petunjuk langkah demi langkah untuk menyiapkan dan membuat bagan Pareto di Excel, cobalah dalam praktik. Dengan menerapkan analisis Pareto, Anda dapat mengidentifikasi masalah yang paling signifikan dan mengambil langkah signifikan untuk menyelesaikannya.