Konten
Seringkali, pengguna Excel dihadapkan pada kebutuhan untuk mengisi sel dengan data yang disusun dalam urutan logis tertentu. Atau, misalnya, untuk membuat perkiraan tentang berapa nilai indikator tertentu pada saat tertentu, jika tren saat ini berlanjut. Sekarang Anda tidak perlu tahu lusinan rumus untuk semua ini. Beberapa klik mouse sudah cukup, dan masalahnya terpecahkan. Ini semua berkat pelengkapan otomatis.
Fitur ini luar biasa dalam kenyamanannya. Misalnya, ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat membuat daftar bulan kalender atau membuatnya sehingga hanya tanggal 15 dan hari terakhir setiap bulan yang ditampilkan (misalnya, dalam laporan akuntansi).
Bagaimana Anda bisa memanfaatkan fitur hebat ini?
Di sudut kanan bawah ada kotak, dengan menyeretnya, Anda dapat melanjutkan rangkaian nilai yang di dalamnya ada pola tertentu. Misalnya, jika hari pertama adalah hari Senin, maka dengan melakukan operasi sederhana ini, Anda dapat menempatkan nilai pada baris berikut: Selasa, Rabu, Kamis, Jumat, dan seterusnya.
Jika ada kumpulan nilai dalam sel seperti 1,2,4, 8, 16, maka dengan memilih semuanya dan menyeret kotak ke bawah, Anda dapat melanjutkan deret angka hingga 32, XNUMX, XNUMX, dan seterusnya. Ini memungkinkan Anda untuk secara signifikan mengurangi biaya waktu.
Dengan cara yang sama, daftar nama bulan dibuat.
Dan seperti inilah penggunaan pelengkapan otomatis untuk perkembangan aritmatika. Dalam contoh kami, kami menggunakan dua sel dengan nilai masing-masing 1,3, dan kemudian pelengkapan otomatis melanjutkan rangkaian angka.
Selain itu, penerimaan akan berfungsi bahkan jika nomornya ada di dalam teks. Misalnya, jika Anda menulis "1 quarter" dan menyeret kotak ke bawah, Anda mendapatkan yang berikut ini.
Sebenarnya, ini semua adalah dasar-dasar yang perlu Anda ketahui. Tetapi jika Anda ingin menguasai keterampilan bekerja dengan Excel secara lebih profesional, Anda dapat membiasakan diri dengan beberapa chip dan trik.
Menggunakan Daftar Data Pelengkapan Otomatis
Tentu saja, membuat daftar bulan atau hari dalam seminggu tidak semua dapat dilakukan Excel. Katakanlah kita memiliki daftar kota tempat perusahaan kita mendirikan pusat layanan. Pertama, Anda perlu menuliskan daftar lengkapnya di item “Ubah daftar”, yang dapat diakses melalui urutan menu File – Opsi – Lanjutan – Umum – Edit daftar.
Selanjutnya, sebuah jendela akan muncul dengan daftar daftar yang dibangun ke dalam Excel secara otomatis.
Tidak banyak dari mereka di sini. Tetapi kesalahpahaman ini dapat dengan mudah diperbaiki. Untuk melakukan ini, ada jendela kanan di mana urutan nilai yang benar ditulis uXNUMXbuXNUMXbis. Perekaman dapat dilakukan dengan dua cara, baik dengan koma maupun dalam kolom. Jika ada banyak data, mereka dapat diimpor. Dengan cara ini Anda dapat menghemat banyak waktu.
Apa yang dibutuhkan untuk ini? Pertama, Anda perlu membuat daftar kota di suatu tempat di dokumen, lalu buat tautan ke sana di bidang di bawah ini.
Daftar sekarang dibuat dan dapat digunakan untuk mengisi semua sel lainnya.
Selain daftar dalam format teks, Excel memungkinkan untuk membuat urutan numerik, serta daftar tanggal yang disusun menurut pola tertentu. Pada awal materi ini, salah satu cara untuk menggunakannya diberikan, tetapi ini adalah tingkat primitif. Anda dapat menggunakan alat ini dengan lebih fleksibel, seperti kartu as sungguhan.
Pertama, kami memilih nilai urutan yang diperlukan (satu atau lebih) bersama dengan bagian dari rentang yang akan digunakan untuk daftar. Selanjutnya, kami menemukan tombol "Isi" di panel atas dan di menu yang muncul, klik tombol "Progres".
Selanjutnya, sebuah jendela dengan pengaturan muncul.
Di bagian kirinya ada tombol radio yang dengannya Anda dapat mengatur lokasi urutan masa depan: menurut baris atau kolom. Dalam kasus pertama, daftar akan turun, dan yang kedua, itu akan pergi ke kanan.
Tepat di sebelah kanan pengaturan lokasi adalah panel di mana Anda dapat memilih jenis urutan numerik. Ada beberapa opsi untuk dipilih:
- Hitung. Nilai di setiap sel berikutnya adalah angka tertentu yang lebih besar dari yang sebelumnya. Nilainya ditentukan oleh isi bidang "Langkah".
- Geometris. Setiap nilai berikutnya beberapa kali lebih besar dari yang sebelumnya. Berapa tepatnya tergantung pada langkah mana yang ditunjukkan pengguna.
- Tanggal. Dengan opsi ini, pengguna dapat membuat urutan tanggal. Jika Anda memilih jenis ini, pengaturan tambahan untuk satuan ukuran akan diaktifkan. Mereka diperhitungkan saat menyusun urutan: hari, hari kerja, bulan, tahun. Jadi, jika Anda memilih item “hari kerja”, maka akhir pekan tidak akan dimasukkan dalam daftar.
- Pelengkapan otomatis. Opsi ini mirip dengan menyeret sudut kanan bawah. Dengan kata sederhana, Excel memutuskan sendiri apakah perlu melanjutkan rangkaian angka atau lebih baik membuat daftar yang lebih panjang. Jika Anda menentukan nilai 2 dan 4 terlebih dahulu, maka yang berikutnya akan berisi angka 6, 8, dan seterusnya. Jika sebelumnya Anda mengisi lebih banyak sel, maka fungsi "regresi linier" akan digunakan (ini adalah opsi yang sangat menarik yang memungkinkan Anda membuat perkiraan berdasarkan tren yang ada).
Di bagian bawah kotak dialog ini, seperti yang sudah Anda lihat, ada dua opsi: ukuran langkah, yang dibahas di atas, dan nilai batas.
Setelah menyelesaikan semua operasi, Anda perlu menekan tombol "OK". Dengan cara yang sama, daftar hari kerja untuk periode tertentu dibuat (misalnya, hingga 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Dan pengguna tidak perlu melakukan banyak gerakan yang tidak perlu!
Itu saja, pengaturan selesai. Sekarang mari kita lihat beberapa metode pelengkapan otomatis yang lebih profesional.
Menggunakan mouse
Ini adalah cara paling mudah untuk melengkapi otomatis, memungkinkan Anda untuk melakukan operasi yang paling rumit sekalipun dengan elegan. Ada dua opsi cara menggunakannya: menggunakan tombol kiri mouse atau tombol kanan. Misalnya, tugasnya adalah membuat daftar angka yang disusun dalam urutan menaik, di mana setiap nilai berikutnya bertambah satu. Biasanya, untuk ini, unit dimasukkan ke sel pertama, dan deuce ke sel kedua, setelah itu mereka menyeret kotak di sudut kanan bawah. Tetapi adalah mungkin untuk mencapai tujuan ini dengan metode lain – hanya dengan mengisi sel pertama. Kemudian Anda perlu menyeretnya ke bawah dari sudut kanan bawah. Setelah itu akan muncul tombol berbentuk persegi. Anda perlu mengkliknya dan memilih item "Isi".
Anda juga dapat menggunakan fungsi "Isi format saja", yang dengannya Anda hanya dapat memperluas format sel.
Tetapi ada metode yang lebih cepat: menahan tombol Ctrl sambil menyeret sel secara paralel.
Benar, ini hanya cocok untuk urutan angka yang dilengkapi otomatis. Jika Anda mencoba melakukan trik ini dengan data dari tipe yang berbeda, maka nilai uXNUMXbuXNUMXb hanya akan disalin ke sel berikut.
Ada cara untuk mempercepat panggilan menu konteks. Untuk melakukan ini, seret kotak dengan menahan tombol kanan mouse.
Kemudian satu set perintah akan muncul. Jadi, Anda dapat memanggil kotak dialog dengan pengaturan pelengkapan otomatis tambahan dengan mengklik item menu "Progres". Tapi ada satu batasan. Panjang urutan maksimum dalam hal ini akan terbatas pada sel terakhir.
Agar penyelesaian otomatis dilakukan hingga nilai yang diperlukan (nomor atau tanggal tertentu), Anda harus menekan tombol kanan mouse, setelah sebelumnya mengarahkan kursor ke kotak, dan seret penanda ke bawah. Kursor kemudian kembali. Dan langkah terakhir adalah melepaskan mouse. Akibatnya, menu konteks dengan pengaturan pelengkapan otomatis akan muncul. Pilih progresi. Di sini, hanya satu sel yang dipilih, jadi Anda perlu menentukan semua parameter isi otomatis dalam pengaturan: arah, langkah, nilai batas, dan tekan tombol OK.
Fungsi Excel yang sangat menarik adalah pendekatan linier dan eksponensial. Itu memungkinkan untuk membangun perkiraan tentang bagaimana nilai akan berubah, berdasarkan pola yang ada. Sebagai aturan, untuk membuat perkiraan, Anda perlu menggunakan fungsi Excel khusus atau melakukan perhitungan kompleks, di mana nilai-nilai variabel independen diganti. Jauh lebih mudah untuk mendemonstrasikan contoh ini dalam praktik.
Misalnya, ada dinamika suatu indikator, yang nilainya meningkat dengan angka yang sama setiap periode.
Jauh lebih mudah untuk memahami bagaimana nilai diprediksi dengan tren linier (ketika setiap indikator berikutnya naik atau turun dengan nilai tertentu). Fungsi Excel standar cocok untuk ini, tetapi lebih baik menggambar grafik yang menampilkan garis tren, persamaan fungsi, dan nilai yang diharapkan untuk kejelasan yang lebih baik.
Untuk mengetahui indikator apa yang diprediksi dalam istilah numerik, saat menghitung, Anda perlu menggunakan persamaan regresi sebagai dasar (atau langsung menggunakan rumus yang ada di Excel). Akibatnya, akan ada banyak tindakan yang tidak semua orang dapat langsung memahaminya.
Tetapi regresi linier memungkinkan Anda untuk sepenuhnya meninggalkan formula dan plot yang rumit. Cukup gunakan pelengkapan otomatis. Pengguna mengambil berbagai data berdasarkan perkiraan yang dibuat. Kumpulan sel ini dipilih, lalu tombol kanan mouse ditekan, yang perlu Anda seret rentang dengan jumlah sel yang diperlukan (tergantung pada jarak titik di masa depan yang nilai prediksinya dihitung). Menu konteks akan muncul, di mana Anda harus memilih item "Perkiraan Linier". Itu saja, ramalan diperoleh yang tidak memerlukan keterampilan matematika khusus, merencanakan atau menurunkan rumus.
Jika indikator meningkat selama setiap periode waktu dengan persentase tertentu, maka kita berbicara tentang pertumbuhan eksponensial. Misalnya, meramalkan dinamika epidemi atau memprediksi bunga deposito bank didasarkan pada pola seperti itu.
Tidak ada metode yang lebih efektif untuk memprediksi pertumbuhan eksponensial selain yang telah kami jelaskan.
Menggunakan mouse untuk mengisi tanggal secara otomatis
Seringkali perlu menambah daftar tanggal yang sudah ada. Untuk melakukan ini, beberapa tanggal diambil dan diseret oleh sudut kanan bawah dengan tombol kiri mouse. Ikon persegi muncul, di mana Anda dapat memilih metode pengisian.
Misalnya, jika seorang akuntan menggunakan spreadsheet, opsi "hari kerja" akan cocok untuknya. Juga, item ini akan dibutuhkan oleh spesialis lain yang harus membuat rencana harian, misalnya, SDM.
Dan inilah opsi lain, bagaimana menerapkan pengisian tanggal otomatis dengan mouse. Misalnya, perusahaan harus membayar gaji pada tanggal 15 dan hari terakhir bulan tersebut. Selanjutnya, Anda harus memasukkan dua tanggal, meregangkannya dan memilih metode pengisian "berdasarkan bulan". Ini dapat dilakukan dengan mengklik tombol kiri mouse pada kotak di sudut kanan bawah, atau dengan menggunakan tombol kanan, diikuti dengan panggilan otomatis ke menu konteks.
Penting! Tanggal 15 tetap, terlepas dari bulannya, dan yang terakhir otomatis.
Dengan tombol kanan mouse Anda dapat menyesuaikan progresi. Misalnya, membuat daftar hari kerja tahun ini, yang masih akan sampai 31 Desember. Jika Anda menggunakan autofill dengan tombol kanan mouse atau melalui menu yang dapat diakses melalui kotak, maka ada opsi "Isi instan". Untuk pertama kalinya, pengembang menyediakan fitur ini di Excel 2013. Sel harus diisi sesuai dengan pola tertentu. Ini akan memungkinkan Anda untuk menghemat banyak waktu.
Kesimpulan
Sebenarnya, itu saja. Pelengkapan otomatis adalah fitur yang sangat berguna yang membantu Anda mengotomatiskan banyak alur kerja dan membuat prediksi berdasarkan pola. Tidak diperlukan rumus atau perhitungan tambahan. Cukup dengan menekan beberapa tombol, dan hasilnya akan muncul seperti sulap.