Konten
Manajemen waktu «Dengan pekerjaan yang saya miliki dan saya terjebak dalam pertemuan yang tidak berguna»
Ekonom Pilar Lloret menjelaskan dalam «rapat 30 menit» bagaimana mengoptimalkan janji kerja ini secara maksimal
Jika ketika Anda diberitahu tentang pertemuan baru di tempat kerja Anda mendengus dengan kecerobohan dan pengunduran diri, ada sesuatu yang salah. Janji kerja ini harus menjadi alat untuk meningkatkan pekerjaan profesional kita, dan seringkali hanya membuang-buang waktu.
Situasi ini – jauh lebih umum daripada yang terlihat – adalah yang memotivasi para ekonom Pilar Lloret, khusus dalam analisis bisnis dan risiko, untuk menulis «rapat 30 menit», sebuah buku di mana, melalui pedoman dan saran yang jelas, ia mengusulkan cara untuk meningkatkan efisiensi pertemuan-pertemuan ini, sehingga memenuhi tujuannya.
Kami berbicara dengan penulis dan menanyakan kunci untuk berhenti membuang waktu dan memanfaatkan rapat yang terpaksa kami hadiri:
Mengapa organisasi begitu penting ketika merencanakan pertemuan?
Jika kita tidak memiliki perencanaan dan pengorganisasian yang baik, maka tujuan tidak akan jelas, pokok-pokok yang akan dibicarakan, maupun waktu yang tersedia… Oleh karena itu, kita akan durasi tidak terkontrol dan kami tidak akan memenuhi harapan para peserta. Kita mungkin merasa frustrasi dan itu akan membuang-buang waktu semua orang.
Efek negatif apa yang dapat ditimbulkan oleh pertemuan yang tidak direncanakan dengan baik dan di mana tujuan yang diinginkan tidak tercapai?
Selain biaya dalam hal ekonomi, menghadiri pertemuan yang tidak direncanakan dengan baik dan setelah 90, 60 atau 30 menit tidak ada kesimpulan yang tercapai menghasilkan persepsi negatif dan keputusasaan di antara peserta. Dan jika situasi ini terus berlanjut, mudah sekali bahwa lama-kelamaan kita menjadi stres karena berpikir “dengan pekerjaan yang saya miliki dan saya harus menghadiri pertemuan yang tidak berguna”.
Hal ini juga berdampak negatif pada opini peserta terhadap penyelenggara yang dalam banyak kasus biasanya adalah atasan.
Mengapa 30 menit waktu yang optimal untuk durasi rapat?
30 menit adalah tantangan yang saya ajukan dalam buku berdasarkan pengalaman saya sendiri dalam menyelenggarakan rapat-rapat yang berhasil. Ternyata ada pertemuan yang akan membutuhkan lebih banyak waktu, yang lain di mana tujuan Anda dapat diambil bahkan dalam waktu yang lebih singkat, dan tentu saja pada beberapa kesempatan pertemuan 30 atau bahkan 60 menit itu sendiri dapat diganti dengan panggilan atau email, misalnya.
Bagaimana sosok pembuat keputusan yang Anda bicarakan dalam buku ini bekerja?
Ketika kita berbicara tentang peserta pertemuan 30 menit, harus jelas bahwa jumlah ideal tidak boleh melebihi maksimal lima orang. Dan pilihan Anda harus tepat. Kita bisa membedakan figur moderator, koordinator, sekretaris (bisa orang yang sama) dan peserta. Pada prinsipnya pengambilan keputusan dalam rapat yang berdurasi 30 menit dan maksimal lima orang adalah konsensus dan tidak boleh menimbulkan konflik.
Bagaimana seharusnya kita mengatur pertemuan untuk membuatnya seefisien mungkin?
Kita dapat meringkas dalam lima poin bagaimana mengatur pertemuan sebagai berikut. Yang pertama adalah tentukan tujuannya dan hasil pertemuan yang diinginkan. Kedua, pilih peserta yang tepat. Yang ketiga adalah rencanakan pertemuan; Antara lain, menyusun agenda, memilih tempat, waktu mulai dan durasi dan mengirimkannya bersama dengan dokumen-dokumen kunci pertemuan kepada mereka yang tertarik dalam waktu yang cukup sehingga mereka dapat mempersiapkannya.
Keempat, kita harus memperhitungkan desain struktur dari rapat, yaitu, aturan operasi dan tentu saja bagaimana 30 menit rapat berlangsung disusun berdasarkan konten. Akhirnya, penting untuk membuat pertemuan tindak lanjut. Pastikan bahwa semua peserta mengetahui kesepakatan yang dibuat dan, jika ada tindakan lanjutan yang harus dilakukan, apa tugas yang diberikan kepada masing-masing dan waktu pelaksanaannya.