Impor data dari OneDrive dan SharePoint ke Power Query / BI

Jika Anda atau perusahaan Anda menyimpan data di cloud OneDrive atau di portal perusahaan SharePoint, menyambungkan langsung ke data tersebut menggunakan Power Query di Excel atau dari Power BI bisa sangat menantang.

Ketika saya pernah menghadapi masalah serupa, saya terkejut menemukan bahwa tidak ada cara "hukum" untuk menyelesaikannya. Untuk beberapa alasan, daftar sumber data yang tersedia di Excel dan bahkan di Power BI (di mana kumpulan konektor biasanya lebih lebar) untuk beberapa alasan tidak menyertakan kemampuan untuk menyambungkan ke file dan folder OneDrive.

Jadi semua opsi yang ditawarkan di bawah ini, sampai taraf tertentu, adalah "kruk" yang memerlukan "penyelesaian file" yang kecil namun manual. Tapi kruk ini memiliki nilai tambah yang besar – mereka bekerja

Apa masalahnya?

Perkenalan singkat untuk mereka yang menghabiskan 20 tahun terakhir dalam keadaan koma tidak dalam mata pelajaran.

OneDrive adalah layanan penyimpanan cloud dari Microsoft yang hadir dalam beberapa rasa:

• OneDrive Pribadi – untuk pengguna biasa (non-korporat). Mereka memberi Anda 5GB gratis + ruang ekstra dengan biaya bulanan yang kecil.
• Onedrive untuk Bisnis – opsi untuk pengguna korporat dan pelanggan Office 365 dengan volume yang tersedia jauh lebih besar (dari 1 TB atau lebih) dan fitur tambahan seperti penyimpanan versi, dll.

Kasus khusus OneDrive for Business adalah menyimpan data di portal perusahaan SharePoint – dalam skenario ini, OneDrive sebenarnya adalah salah satu pustaka SharePoint'a.

File dapat diakses baik melalui antarmuka web (situs https://onedrive.live.com atau situs SharePoint perusahaan) atau dengan menyinkronkan folder yang dipilih dengan PC Anda:

Biasanya folder-folder ini disimpan di profil pengguna di drive C – jalurnya terlihat seperti C: PenggunaNama Penggunaonedrive). Program khusus memantau relevansi file dan sinkronisasi semua perubahan – АTuan OneDrive (awan biru atau abu-abu di sudut kanan bawah layar):

Dan sekarang yang utama.

Jika kita perlu memuat data dari OneDrive ke Excel (melalui Power Query) atau ke Power BI, maka tentu saja kita dapat menentukan file dan folder lokal untuk disinkronkan sebagai sumber dengan cara biasa melalui Dapatkan data – Dari file – Dari buku / Dari folder (Dapatkan Data — Dari file — Dari buku kerja / Folder)Tapi itu tidak akan menjadi tautan langsung ke cloud OneDrive.

Artinya, di masa mendatang, saat mengubah, misalnya, file di cloud oleh pengguna lain, kami perlu disinkronkan dulu (ini terjadi untuk waktu yang lama dan tidak selalu nyaman) dan hanya lalu perbarui kueri kami Power Query atau Model di Power BI.

Secara alami, muncul pertanyaan: bagaimana cara mengimpor data dari OneDrive/SharePoint secara langsung sehingga data dimuat langsung dari cloud?

Opsi 1: Sambungkan ke buku dari OneDrive for Business atau SharePoint

1. Kami membuka buku di Excel kami – salinan lokal dari folder OneDrive yang disinkronkan sebagai file biasa. Atau buka situsnya terlebih dahulu di Excel Online, lalu klik tombol Buka di Excel (Buka di Excel).
2. Pergi ke File – Detail (Berkas — Info)
3. Salin jalur cloud ke buku dengan tombol salin jalur (Salin Jalur) dalam judul:

   

4. Di file Excel lain atau di Power BI, tempat Anda ingin mengisi data, pilih perintah Dapatkan data – Dari Internet (Dapatkan Data — Dari web) dan rekatkan jalur yang disalin ke bidang alamat.
5. Hapus di ujung jalan ?web=1 dan klik OK:

   

6. Di jendela yang muncul, pilih metode otorisasi Akun organisasi (Akun Organisasi) dan klik tombol Masuk (Gabung):

   

   Masukkan kata sandi masuk kerja kami atau pilih akun perusahaan dari daftar yang muncul. Jika Anda melakukan semuanya dengan benar, maka tulisannya Masuk harus berubah menjadi Masuk sebagai pengguna lain (Masuk dengan akun pengguna lain).
   

7. Klik pada tombol koneksi (Menghubung).
   

Kemudian semuanya sama dengan impor buku biasa - kami memilih lembar yang diperlukan, tabel pintar untuk impor, dll.

Opsi 2: Sambungkan ke file dari OneDrive Personal

Untuk menyambungkan ke buku di cloud OneDrive pribadi (non-perusahaan), pendekatannya akan berbeda:

1. Kami membuka konten folder yang diinginkan di situs web OneDrive dan menemukan file yang diimpor.
2. Klik kanan padanya dan pilih perintah Pengantar (Menanamkan) atau pilih file dan pilih perintah serupa di menu atas:

   

3. Di panel yang muncul di sebelah kanan, klik tombol membuat dan salin kode yang dihasilkan:

   

4.  Rekatkan kode yang disalin ke Notepad dan "selesai dengan file":
   
   • Hapus semuanya kecuali tautan dalam tanda kutip
     
   • Hapus blok cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Kata yang dapat diganti menanamkan on Download
   Akibatnya, kode sumber akan terlihat seperti ini:

   

5. Kemudian semuanya sama seperti pada metode sebelumnya. Di file Excel lain atau di Power BI, tempat Anda ingin mengisi data, pilih perintah Dapatkan data – Dari Internet (Dapatkan Data — Dari web), rekatkan jalur yang diedit ke bidang alamat dan klik OK.
6. Ketika jendela otorisasi muncul, pilih opsi Windows dan, jika perlu, masukkan kata sandi masuk dari OneDrive.
   

Opsi 3: Impor konten seluruh folder dari OneDrive for Business

Jika Anda perlu mengisi Power Query atau Power BI konten bukan satu file, tetapi seluruh folder sekaligus (misalnya, dengan laporan), maka pendekatannya akan sedikit lebih sederhana:

1. Di Explorer, klik kanan pada folder tersinkronisasi lokal yang menarik bagi kami di OneDrive dan pilih Lihat di situs (Lihat online).
2. Di bilah alamat browser, salin bagian awal alamat – hingga kata / _tata letak:

   

3. Di buku kerja Excel tempat Anda ingin memuat data atau dalam laporan Power BI Desktop, pilih perintah Dapatkan Data – Dari File – Dari Folder SharePoint (Dapatkan Data — Dari file — Dari folder SharePoint):

   

   Kemudian rekatkan fragmen jalur yang disalin ke bidang alamat dan klik OK:

   

   Jika jendela otorisasi muncul, lalu pilih jenisnya akun Microsoft (Akun Microsoft), klik tombol Masuk (Gabung), dan kemudian, setelah login berhasil, pada tombol koneksi (Menghubung):

   

4. Setelah itu, semua file dari SharePoint diminta dan diunduh dan jendela pratinjau muncul, di mana Anda dapat mengklik dengan aman Konversi Data (Transformasi Data).
   
5. Pengeditan lebih lanjut dari daftar semua file dan penggabungannya sudah dilakukan di Power Query atau di Power BI dengan cara standar. Untuk mempersempit lingkaran pencarian hanya ke folder yang kami butuhkan, Anda dapat menggunakan filter berdasarkan kolom Folder Jalur (1) dan kemudian perluas seluruh konten file yang ditemukan menggunakan tombol di kolom Konten (2):

   

• Merakit tabel dari file yang berbeda menggunakan Power Query
• Apa itu Power Query, Power Pivot, Power BI dan bagaimana mereka dapat membantu Anda
• Mengumpulkan data dari semua lembar buku menjadi satu tabel