Konten
Excel dianggap oleh banyak orang sebagai program spreadsheet. Oleh karena itu, pertanyaan tentang cara membuat dan bekerja dengan tabel mungkin tampak aneh pada pandangan pertama. Tetapi hanya sedikit orang yang tahu apa perbedaan utama antara Excel dan spreadsheet. Selain itu, komponen paket Microsoft Office ini tidak selalu berinteraksi dengan spreadsheet. Selain itu, tugas utama Excel adalah memproses informasi yang dapat disajikan dalam berbagai bentuk. Juga dalam bentuk tabel.
Atau situasi mungkin muncul ketika perlu untuk memilih rentang terpisah untuk tabel dan memformatnya sesuai dengan itu. Secara umum, ada banyak kemungkinan untuk menggunakan tabel, jadi mari kita lihat lebih detail.
Konsep meja pintar
Masih ada perbedaan antara lembar Excel dan spreadsheet pintar. Yang pertama hanyalah area yang berisi sejumlah sel tertentu. Beberapa dari mereka mungkin diisi dengan informasi tertentu, sementara yang lain kosong. Tetapi tidak ada perbedaan mendasar di antara mereka dari sudut pandang teknis.
Tetapi spreadsheet Excel adalah konsep yang berbeda secara fundamental. Itu tidak terbatas pada rentang data, ia memiliki propertinya sendiri, nama, struktur tertentu, dan sejumlah besar keunggulan.
Oleh karena itu, Anda dapat memilih nama terpisah untuk tabel Excel – “Tabel Cerdas” atau Tabel Cerdas.
Buat tabel pintar
Misalkan kita telah membuat rentang data dengan informasi penjualan.
Ini belum meja. Untuk mengubah rentang ke dalamnya, Anda harus memilihnya dan menemukan tab "Sisipkan" dan di sana temukan tombol "Tabel" di blok dengan nama yang sama.
Sebuah jendela kecil akan muncul. Di dalamnya, Anda dapat menyesuaikan kumpulan sel yang ingin Anda ubah menjadi tabel. Selain itu, Anda harus menentukan bahwa baris pertama berisi judul kolom. Anda juga dapat menggunakan pintasan keyboard Ctrl + T untuk membuka kotak dialog yang sama.
Pada prinsipnya, tidak ada yang perlu diubah dalam banyak kasus. Setelah tindakan dikonfirmasi dengan menekan tombol "OK", rentang yang dipilih sebelumnya akan segera menjadi tabel.
Sebelum langsung mengatur propertinya, Anda perlu memahami bagaimana program itu sendiri melihat tabel. Setelah itu, banyak hal akan menjadi jelas.
Memahami Struktur Tabel Excel
Semua tabel memiliki nama tertentu yang ditampilkan pada tab Desain khusus. Ini ditampilkan tepat setelah pemilihan sel apa pun. Secara default, namanya mengambil bentuk "Tabel 1" atau "Tabel 2", dan masing-masing.
Jika Anda perlu memiliki beberapa tabel dalam satu dokumen, disarankan untuk memberi mereka nama seperti itu agar nantinya Anda dapat memahami informasi apa yang terkandung di mana. Di masa mendatang, akan menjadi lebih mudah untuk berinteraksi dengan mereka, baik untuk Anda maupun orang yang melihat dokumen Anda.
Selain itu, tabel bernama bisa digunakan di Power Query atau sejumlah add-in lainnya.
Mari kita sebut meja kita "Laporan". Nama dapat dilihat di jendela yang disebut manajer nama. Untuk membukanya, Anda harus mengikuti jalur berikut: Rumus – Nama yang Ditentukan – Manajer Nama.
Dimungkinkan juga untuk memasukkan rumus secara manual, di mana Anda juga dapat melihat nama tabel.
Tetapi hal yang paling lucu adalah bahwa Excel dapat secara bersamaan melihat tabel di beberapa bagian: secara keseluruhan, serta di masing-masing kolom, judul, total. Maka link akan terlihat seperti ini.
Secara umum, konstruksi seperti itu diberikan hanya untuk tujuan orientasi yang lebih akurat. Tapi tidak perlu menghafalnya. Mereka secara otomatis ditampilkan di tooltips yang muncul setelah memilih Tabel dan bagaimana tanda kurung siku akan dibuka. Untuk menyisipkannya, Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan tata letak bahasa Inggris.
Opsi yang diinginkan dapat ditemukan menggunakan tombol Tab. Jangan lupa untuk menutup semua tanda kurung yang ada di dalam rumus. Kotak tidak terkecuali di sini.
Jika Anda ingin menjumlahkan isi seluruh kolom dengan penjualan, Anda harus menulis rumus berikut:
= SUM (D2: D8)
Setelah itu, secara otomatis akan berubah menjadi =SUM(Laporan[Penjualan]). Dengan kata sederhana, tautan akan mengarah ke kolom tertentu. Nyaman, setuju?
Jadi, bagan, rumus, rentang apa pun, di mana tabel pintar akan digunakan untuk mengambil data darinya, akan menggunakan informasi terkini secara otomatis.
Sekarang mari kita bicara lebih detail tentang tabel mana yang dapat memiliki properti.
Tabel Excel: Properti
Setiap tabel yang dibuat dapat memiliki beberapa judul kolom. Baris pertama rentang kemudian berfungsi sebagai sumber data.
Selain itu, jika ukuran tabel terlalu besar, saat menggulir ke bawah, alih-alih huruf yang menunjukkan kolom yang sesuai, nama kolom yang ditampilkan. Ini akan sesuai dengan keinginan pengguna, karena tidak perlu memperbaiki area secara manual.
Ini juga termasuk filter otomatis. Tetapi jika Anda tidak membutuhkannya, Anda selalu dapat mematikannya di pengaturan.
Juga, semua nilai yang ditulis tepat di bawah sel terakhir dari kolom tabel dilampirkan sendiri. Oleh karena itu, mereka dapat ditemukan langsung di objek apa pun yang menggunakan data dari kolom pertama tabel dalam pekerjaannya.
Pada saat yang sama, sel baru diformat untuk desain tabel, dan semua rumus khusus untuk kolom ini secara otomatis ditulis ke dalamnya. Dengan kata sederhana, untuk menambah ukuran tabel dan memperluasnya, cukup masukkan data yang benar. Segala sesuatu yang lain akan ditambahkan oleh program. Hal yang sama berlaku untuk kolom baru.
Jika formula dimasukkan ke dalam setidaknya satu sel, maka secara otomatis menyebar ke seluruh kolom. Artinya, Anda tidak perlu mengisi sel secara manual, semuanya akan terjadi secara otomatis, seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar animasi ini.
Semua fitur ini bagus. Tetapi Anda dapat menyesuaikan tabel sendiri dan memperluas fungsinya.
Pengaturan meja
Pertama, Anda perlu membuka tab "Desainer", tempat parameter tabel berada. Anda dapat menyesuaikannya dengan menambahkan atau mengosongkan kotak centang tertentu yang terletak di grup "Opsi Gaya Tabel".
Opsi berikut disediakan:
- Menambahkan atau menghapus baris header.
- Menambah atau menghapus baris dengan total.
- Buat garis bergantian.
- Sorot kolom ekstrim dalam huruf tebal.
- Mengaktifkan atau menonaktifkan pengisian garis bergaris.
- Nonaktifkan filter otomatis.
Anda juga dapat mengatur format yang berbeda. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan opsi yang terletak di grup Gaya Tabel. Awalnya, formatnya berbeda dari yang di atas, tetapi dalam hal ini Anda selalu dapat menyesuaikan tampilan yang Anda inginkan.
Anda juga dapat menemukan grup "Alat", tempat Anda dapat membuat tabel pivot, menghapus salinan, dan mengonversi tabel ke rentang standar.
Tetapi fitur yang paling menghibur adalah pembuatan irisan.
Irisan adalah jenis filter yang ditampilkan dalam elemen grafis terpisah. Untuk memasukkannya, Anda perlu mengklik tombol "Sisipkan Pemotong" dengan nama yang sama, lalu pilih kolom yang ingin Anda tinggalkan.
Itu saja, sekarang sebuah panel muncul, yang mencantumkan semua nilai unik yang terkandung dalam sel-sel kolom ini.
Untuk memfilter tabel, Anda harus memilih kategori yang paling menarik saat ini.
Beberapa kategori dapat dipilih menggunakan alat pengiris. Untuk melakukan ini, Anda harus menekan tombol Ctrl atau klik tombol di sudut kanan atas di sebelah kiri untuk menghapus filter sebelum memulai pemilihan.
Untuk mengatur parameter secara langsung pada pita, Anda dapat menggunakan tab dengan nama yang sama. Dengan bantuannya, dimungkinkan untuk mengedit berbagai properti irisan: tampilan, ukuran tombol, kuantitas, dan sebagainya.
Batasan Utama Tabel Cerdas
Terlepas dari kenyataan bahwa spreadsheet Excel memiliki banyak keuntungan, pengguna masih harus menghadapi beberapa kelemahan:
- Pandangan tidak bekerja. Dengan kata sederhana, tidak ada cara untuk mengingat parameter sheet tertentu.
- Anda tidak dapat berbagi buku dengan orang lain.
- Tidak mungkin menyisipkan subtotal.
- Anda tidak dapat menggunakan rumus array.
- Tidak ada cara untuk menggabungkan sel. Tetapi tidak disarankan untuk melakukannya.
Namun, ada lebih banyak keuntungan daripada kerugian, sehingga kerugian ini tidak akan terlalu terlihat.
Contoh Tabel Cerdas
Sekarang saatnya untuk berbicara tentang situasi di mana spreadsheet Excel cerdas diperlukan dan tindakan apa yang dapat diambil yang tidak mungkin dilakukan dengan rentang standar.
Misalkan kita memiliki tabel yang menunjukkan penerimaan kas dari pembelian kaos. Kolom pertama berisi nama-nama anggota grup, dan kolom lainnya – berapa banyak T-shirt yang terjual, dan ukurannya. Mari gunakan tabel ini sebagai contoh untuk melihat tindakan apa yang mungkin dapat diambil, yang tidak mungkin dilakukan dalam kasus rentang reguler.
Menyimpulkan dengan fungsionalitas Excel
Pada tangkapan layar di atas, Anda dapat melihat tabel kami. Mari kita rangkum semua ukuran T-shirt satu per satu. Jika Anda menggunakan rentang data untuk mencapai tujuan ini, Anda harus memasukkan semua rumus secara manual. Jika Anda membuat tabel, maka beban yang memberatkan ini tidak akan ada lagi. Cukup dengan memasukkan satu item, dan setelah itu baris dengan total akan dihasilkan dengan sendirinya.
Selanjutnya, klik kanan di sembarang tempat. Menu pop-up muncul dengan item "Tabel". Ini memiliki opsi "baris total", yang harus Anda aktifkan. Itu juga dapat ditambahkan melalui konstruktor.
Selanjutnya, baris dengan total muncul di bagian bawah tabel. Jika Anda membuka menu tarik-turun, Anda dapat melihat pengaturan berikut di sana:
- Rata-rata
- Jumlah.
- Maksimum.
- penyimpangan offset.
Dan banyak lagi. Untuk mengakses fungsi yang tidak termasuk dalam daftar di atas, Anda perlu mengklik item “Fungsi lainnya”. Di sini nyaman bahwa rentang ditentukan secara otomatis. Kami telah memilih fungsi JUMLAH, karena dalam kasus kami, kami perlu mengetahui berapa banyak T-shirt yang terjual secara total.
Penyisipan formula secara otomatis
Excel adalah program yang sangat cerdas. Pengguna bahkan mungkin tidak tahu bahwa dia mencoba memprediksi tindakan selanjutnya. Kami telah menambahkan kolom di akhir tabel untuk menganalisis hasil penjualan untuk setiap pembeli. Setelah memasukkan rumus ke baris pertama, itu segera disalin ke semua sel lain, dan kemudian seluruh kolom diisi dengan nilai yang kita butuhkan. Nyaman?
fungsi pengurutan
Banyak orang menggunakan menu konteks untuk menggunakan fungsi ini atau itu. Ada hampir semua tindakan yang dalam banyak kasus perlu dilakukan. Jika Anda menggunakan tabel pintar, maka fungsionalitasnya akan semakin berkembang.
Misalnya, kita perlu memeriksa siapa yang telah mentransfer pembayaran di muka. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengurutkan data berdasarkan kolom pertama. Mari kita format teks sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk memahami siapa yang telah melakukan pembayaran, siapa yang belum, dan siapa yang belum memberikan dokumen yang diperlukan untuk ini. Yang pertama akan ditandai dengan warna hijau, yang kedua dengan warna merah, dan yang ketiga dengan warna biru. Dan misalkan kita dihadapkan pada tugas untuk mengelompokkannya.
Selain itu, Excel dapat melakukan segalanya untuk Anda.
Pertama, Anda perlu mengklik menu tarik-turun yang terletak di dekat judul kolom "Nama" dan mengklik item "Urutkan berdasarkan warna" dan pilih warna font merah.
Semuanya, sekarang informasi tentang siapa yang melakukan pembayaran disajikan dengan jelas.
Penyaringan
Dimungkinkan juga untuk menyesuaikan tampilan dan menyembunyikan informasi tabel tertentu. Misalnya, jika Anda ingin menampilkan hanya orang-orang yang belum membayar, Anda dapat memfilter data dengan warna ini. Pemfilteran dengan parameter lain juga dimungkinkan.
Kesimpulan
Dengan demikian, spreadsheet cerdas di Excel akan berfungsi sebagai penolong yang hebat untuk memecahkan masalah apa pun yang harus Anda hadapi.