Konten
Sejumlah besar pengguna Excel membuat kesalahan yang sama. Mereka mengacaukan dua jenis operasi yang berbeda secara fundamental: di dalam sel dan di belakangnya. Tetapi perbedaan di antara mereka sangat besar.
Faktanya adalah bahwa setiap sel adalah elemen berfitur lengkap, yang merupakan bidang input dengan banyak kemungkinan. Rumus, angka, teks, operator logika, dan sebagainya dimasukkan di sana. Teks itu sendiri dapat ditata: ubah ukuran dan gayanya, serta lokasinya di dalam sel.
Misalnya, dalam gambar ini Anda dapat melihat bahwa teks di dalam sel berwarna merah dan tebal.
Dalam hal ini, penting untuk memperhatikan fakta bahwa sel yang ditunjukkan pada gambar saat ini dalam mode pengeditan konten. Untuk memahami keadaan spesifik sel dalam kasus Anda, Anda dapat menggunakan kursor teks di dalamnya. Tetapi meskipun tidak terlihat, sel mungkin dalam mode edit. Anda dapat memahami ini dengan adanya tombol aktif untuk mengonfirmasi dan membatalkan input.
Fitur penting dari mode ini adalah tidak mungkin melakukan semua operasi yang mungkin dengan sel di dalamnya. Jika Anda melihat toolbar pita, Anda akan melihat bahwa sebagian besar tombol tidak aktif. Di sinilah kesalahan utama diungkapkan. Tapi mari kita bicarakan semuanya secara berurutan, dimulai dengan dasar-dasar dan kemudian kita akan meningkatkan tingkat kerumitannya sehingga setiap orang dapat mempelajari sesuatu yang bermanfaat.
Konsep dasar
Jadi, elemen utama dari tabel adalah sel. Itu terletak di persimpangan kolom dan baris, dan oleh karena itu ia memiliki alamatnya sendiri, yang dapat digunakan dalam rumus untuk menunjuk ke sana, mendapatkan data tertentu, dan sebagainya.
Misalnya, sel B3 memiliki koordinat berikut: baris 3, kolom 2. Anda dapat melihatnya di sudut kiri atas, tepat di bawah menu navigasi.
Konsep penting kedua adalah buku kerja. Ini adalah dokumen yang dibuka oleh pengguna, yang berisi daftar lembar, yang pada gilirannya terdiri dari sel. Dokumen baru apa pun awalnya tidak berisi informasi apa pun, dan di bidang anggur yang sesuai alamat sel yang saat ini dipilih.
Nama kolom dan baris juga ditampilkan. Saat salah satu sel dipilih, elemen terkait di bilah koordinat akan disorot dalam warna oranye.
Untuk memasukkan informasi, seperti yang sudah kita pahami di atas, perlu beralih ke mode edit. Anda perlu memilih sel yang sesuai dengan mengklik kiri di atasnya, lalu cukup masukkan datanya. Anda juga dapat menavigasi di antara sel yang berbeda menggunakan keyboard menggunakan tombol panah.
Operasi Sel Dasar
Pilih sel dalam satu rentang
Pengelompokan informasi di Excel dilakukan sesuai dengan rentang khusus. Dalam hal ini, beberapa sel dipilih sekaligus, serta baris dan kolom, masing-masing. Jika Anda memilihnya, seluruh area ditampilkan, dan bilah alamat menyediakan ringkasan semua sel yang dipilih.
Menggabungkan sel
Setelah sel-sel telah dipilih, mereka sekarang dapat digabungkan. Sebelum melakukan ini, disarankan untuk menyalin rentang yang dipilih dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + C dan memindahkannya ke lokasi lain menggunakan tombol Ctrl + V. Dengan cara ini Anda dapat menyimpan salinan cadangan data Anda. Ini harus dilakukan, karena ketika sel digabungkan, semua informasi yang terkandung di dalamnya terhapus. Dan untuk memulihkannya, Anda harus memiliki salinannya.
Selanjutnya, Anda perlu mengklik tombol yang ditunjukkan pada tangkapan layar. Ada beberapa cara untuk menggabungkan sel. Anda harus memilih salah satu yang paling sesuai dengan situasi.
Menemukan tombol yang diperlukan. Di menu navigasi, pada tab "Beranda", temukan tombol yang ditandai pada tangkapan layar sebelumnya dan tampilkan daftar tarik-turun. Kami telah memilih Gabung dan Pusat. Jika tombol ini tidak aktif, maka Anda harus keluar dari mode pengeditan. Ini dapat dilakukan dengan menekan tombol Enter.
Jika Anda perlu menyesuaikan posisi teks dalam sel besar yang dihasilkan, Anda dapat melakukannya menggunakan properti perataan yang ditemukan di tab Beranda.
Pemisahan sel
Ini adalah prosedur yang cukup sederhana yang agak mengulangi paragraf sebelumnya:
- Memilih sel yang sebelumnya dibuat dengan menggabungkan beberapa sel lain. Pemisahan orang lain tidak mungkin.
- Setelah blok gabungan dipilih, tombol penggabungan akan menyala. Setelah mengkliknya, semua sel akan dipisahkan. Masing-masing dari mereka akan menerima alamat mereka sendiri. Baris dan kolom akan dihitung ulang secara otomatis.
Pencarian Sel
Sangat mudah untuk mengabaikan informasi penting ketika Anda harus bekerja dengan data dalam jumlah besar. Untuk mengatasi masalah ini, Anda dapat menggunakan pencarian. Selain itu, Anda tidak hanya dapat mencari kata, tetapi juga rumus, blok gabungan, dan apa pun yang Anda suka. Untuk melakukan ini, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut:
- Pastikan tab Beranda terbuka. Ada area "Pengeditan" di mana Anda dapat menemukan tombol "Temukan dan Pilih".
- Setelah itu, kotak dialog akan terbuka dengan bidang input di mana Anda dapat memasukkan nilai yang Anda butuhkan. Ada juga opsi untuk menentukan parameter tambahan. Misalnya, jika Anda perlu menemukan sel yang digabungkan, Anda perlu mengklik “Opsi” – “Format” – “Perataan”, dan centang kotak di sebelah pencarian sel yang digabungkan.
- Informasi yang diperlukan akan ditampilkan di jendela khusus.
Ada juga fitur "Temukan Semua" untuk mencari semua sel yang digabungkan.
Bekerja dengan konten sel Excel
Di sini kita akan melihat beberapa fungsi yang memungkinkan Anda bekerja dengan teks input, fungsi atau angka, cara melakukan operasi penyalinan, pemindahan, dan reproduksi. Mari kita lihat masing-masing secara berurutan.
- Memasukkan. Semuanya sederhana di sini. Anda perlu memilih sel yang diinginkan dan mulai menulis.
- Menghapus informasi. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan tombol Delete dan Backspace. Anda juga dapat menggunakan tombol penghapus di panel Pengeditan.
- Salinan. Sangat mudah untuk melakukannya menggunakan tombol pintas Ctrl + C dan menempelkan informasi yang disalin ke lokasi yang diinginkan menggunakan kombinasi Ctrl + V. Dengan cara ini, perkalian data yang cepat dapat dilakukan. Ini dapat digunakan tidak hanya di Excel, tetapi juga di hampir semua program yang menjalankan Windows. Jika tindakan yang salah dilakukan (misalnya, bagian teks yang salah dimasukkan), Anda dapat memutar kembali dengan menekan kombinasi Ctrl + Z.
- Memotong. Itu dilakukan dengan menggunakan kombinasi Ctrl + X, setelah itu Anda perlu memasukkan data di tempat yang tepat menggunakan tombol pintas yang sama Ctrl + V. Perbedaan antara memotong dan menyalin adalah bahwa dengan yang terakhir, data disimpan di tempat pertama, sedangkan potongan potongan tetap hanya di tempat dimasukkannya.
- Memformat. Sel dapat diubah baik di luar maupun di dalam. Akses ke semua parameter yang diperlukan dapat diperoleh dengan mengklik kanan pada sel yang diperlukan. Menu konteks akan muncul dengan semua pengaturan.
Operasi aritmatika
Excel pada dasarnya adalah kalkulator fungsional yang memungkinkan Anda melakukan perhitungan multi-level. Ini sangat berguna untuk akuntansi. Program ini memungkinkan Anda untuk melakukan semua operasi yang dapat dibayangkan dan tidak dapat dibayangkan dengan angka. Oleh karena itu, Anda perlu memahami cara kerja berbagai fungsi dan karakter yang dapat ditulis ke dalam sel.
Pertama-tama, Anda perlu memahami notasi yang menunjukkan operasi aritmatika tertentu:
- + – tambahan.
- – – pengurangan.
- * – perkalian.
- / – pembagian.
- ^ – eksponensial.
- % adalah persentase.
Mulai masukkan rumus dalam sel dengan tanda sama dengan. Sebagai contoh,
= 7 + 6
Setelah Anda menekan tombol “ENTER”, data secara otomatis dihitung dan hasilnya ditampilkan di sel. Jika sebagai hasil perhitungan ternyata ada sejumlah besar digit setelah titik desimal, maka Anda dapat mengurangi kedalaman bit menggunakan tombol khusus pada tab "Beranda" di bagian "Angka".
Menggunakan Rumus di Excel
Jika perlu untuk membuat saldo akhir, maka penambahan saja tidak cukup. Bagaimanapun, itu terdiri dari sejumlah besar data. Untuk alasan ini, teknologi telah dikembangkan yang memungkinkan untuk membuat tabel hanya dalam beberapa klik.
Untuk membuatnya lebih jelas, mari kita buat tabel sederhana dengan data, di mana Anda perlu menghitung beberapa nilai sekaligus.
Untuk mendapatkan hasil akhir, cukup jumlahkan nilai untuk setiap item selama dua minggu pertama. Ini mudah karena Anda juga dapat memasukkan sejumlah kecil data secara manual. Tapi apa, juga tangan untuk menerima jumlahnya? Apa yang perlu dilakukan untuk mensistematisasikan informasi yang tersedia?
Jika Anda menggunakan rumus dalam sel, Anda bisa melakukan perhitungan yang paling rumit sekalipun, serta memprogram dokumen Anda untuk melakukan apa pun yang Anda inginkan.
Selain itu, rumus dapat dipilih langsung dari menu, yang dipanggil dengan menekan tombol fx. Kami telah memilih fungsi SUM di kotak dialog. Untuk mengonfirmasi tindakan, Anda harus menekan tombol "Enter". Sebelum Anda benar-benar menggunakan fungsinya, disarankan untuk berlatih sedikit di kotak pasir. Artinya, buat dokumen uji, di mana Anda dapat mengerjakan berbagai rumus sedikit dan melihat cara kerjanya.
Kesalahan saat memasukkan rumus dalam sel
Akibat memasukkan rumus, berbagai kesalahan dapat terjadi:
- ##### – Kesalahan ini muncul jika nilai di bawah nol diperoleh saat memasukkan tanggal atau waktu. Itu juga dapat ditampilkan jika tidak ada cukup ruang di dalam sel untuk menampung semua data.
- #N/A – kesalahan ini muncul jika tidak mungkin untuk menentukan data, serta jika urutan memasukkan argumen fungsi dilanggar.
- #TAUTAN! Dalam kasus ini, Excel melaporkan bahwa alamat kolom atau baris yang tidak valid telah ditentukan.
- #KOSONG! Kesalahan ditampilkan jika fungsi aritmatika dibangun dengan tidak benar.
- #NOMOR! Jika jumlahnya terlalu kecil atau besar.
- #NILAI! Menunjukkan bahwa tipe data yang tidak didukung sedang digunakan. Ini bisa terjadi jika satu sel yang digunakan untuk rumus berisi teks, dan sel lainnya berisi angka. Dalam hal ini, tipe data tidak cocok satu sama lain dan Excel mulai bersumpah.
- #DIV/0! - ketidakmungkinan membagi dengan nol.
- #NAMA? – nama fungsi tidak dapat dikenali. Misalnya, ada kesalahan.
Hotkeys
Tombol pintas membuat hidup lebih mudah, terutama jika Anda harus sering mengulangi jenis tindakan yang sama. Hotkey paling populer adalah sebagai berikut:
- CTRL + panah pada keyboard – pilih semua sel yang ada di baris atau kolom yang sesuai.
- CTRL + SHIFT + "+" - masukkan waktu yang ada di jam saat ini.
- CTRL + ; - masukkan tanggal saat ini dengan fungsi penyaringan otomatis sesuai dengan aturan Excel.
- CTRL + A - pilih semua sel.
Pengaturan tampilan sel
Desain sel yang dipilih dengan benar memungkinkan Anda membuatnya lebih menarik, dan jangkauannya – mudah dibaca. Ada beberapa opsi tampilan sel yang dapat Anda sesuaikan.
Batas
Rentang fitur spreadsheet juga mencakup pengaturan batas. Untuk melakukan ini, klik pada sel yang diinginkan dan buka tab "Beranda", di mana Anda mengklik panah yang terletak di sebelah kanan tombol "Perbatasan". Setelah itu, sebuah menu akan muncul di mana Anda dapat mengatur properti perbatasan yang diperlukan.
Batas dapat ditarik. Untuk melakukan ini, Anda perlu menemukan item "Draw Borders", yang terletak di menu pop-up ini.
Warna isian
Pertama, Anda perlu memilih sel-sel yang perlu diisi dengan warna tertentu. Setelah itu, pada tab "Beranda", temukan panah yang terletak di sebelah kanan item "Isi warna". Menu pop-up akan muncul dengan daftar warna. Cukup pilih warna yang diinginkan, dan sel akan terisi secara otomatis.
Peretasan hidup: jika Anda mengarahkan kursor ke warna yang berbeda, Anda dapat melihat seperti apa tampilan sel setelah diisi dengan warna tertentu.
Gaya sel
Gaya sel adalah opsi desain siap pakai yang dapat ditambahkan dalam beberapa klik. Anda dapat menemukan menu di tab "Beranda" di bagian "gaya sel".