Tidak tahu bagaimana memprioritaskan? Gunakan cara sederhana ini

Dunia telah lama melangkah maju baik dalam hal kondisi kehidupan maupun dalam hal sikap terhadap kehidupan sehari-hari. Tidak mudah untuk menjelaskan kepada nenek kami bahwa kami tidak punya waktu untuk apa pun, karena mereka harus mengatur segalanya — untuk bekerja, menjalankan rumah tangga, memberi makan keluarga mereka. Tetapi di dunia modern, waktu, fleksibilitas, dan berbagai keterampilan lebih dihargai daripada kemampuan untuk mencuci «dalam lubang». Lagi pula, mencuci dan mencuci piring hari ini dapat "didelegasikan" ke peralatan rumah tangga (dan kemudian seseorang harus memasukkan cucian kotor ke dalam drum dan menyeka piring setelah dicuci), tetapi tugas yang lebih penting untuk hidup tidak bisa.

Agar tidak menjadi korban "penyumbatan", ada baiknya belajar memisahkan tugas berdasarkan prioritas pelaksanaan (jika kita berbicara tentang tugas profesional) dan dengan kebenaran keinginan saat ini (jika, misalnya, kita berpikir tentang bagaimana menghabiskan hari).

Untuk mendistribusikan tugas, akan lebih mudah untuk menggunakan teknik perencanaan — matriks Eisenhower. Ini cukup mudah untuk dibuat. Kami menulis daftar tugas dan menandai di sebelah masing-masing: penting atau tidak? Mendesak atau tidak? Dan buatlah tabel seperti ini:

Kuadran A — hal-hal penting dan mendesak

Berikut adalah tugas-tugas yang, jika dibiarkan tidak terpenuhi, membahayakan tujuan Anda, dan masalah yang berkaitan dengan kesehatan. Misalnya, surat mendesak, proyek yang membutuhkan pengiriman mendesak, rasa sakit yang tajam atau kemunduran.

Dengan perencanaan yang ideal, kuadran ini tetap kosong karena Anda tidak menumpuk tugas yang harus diselesaikan dengan terburu-buru. Tidak menakutkan jika beberapa poin muncul di sini, yang penting jumlahnya sedikit. Jika tidak, Anda harus merevisi daftar tenggat waktu dan kasus.

Kuadran B — penting tetapi tidak mendesak

Seringkali ini adalah aktivitas utama kami: kasus-kasus penting yang tidak memiliki tenggat waktu, yang berarti kami dapat mengerjakannya dengan santai. Ini adalah tujuan yang memerlukan perencanaan dan ditujukan untuk pengembangan strategis. Atau hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan diri dan menjaga ikatan sosial, misalnya: mendengarkan ceramah atau pergi ke gym, bertemu teman, menelepon kerabat.

Anda perlu berhati-hati, karena jika Anda menunda menyelesaikan tugas dari kuadran ini, maka mereka bisa “pindah” ke kuadran A.

Kuadran C — mendesak tetapi tidak penting

Kita berbicara tentang gangguan: menyelesaikan tugas-tugas kuadran ini tidak membantu mencapai tujuan, tetapi sebaliknya, itu mencegah Anda untuk fokus pada apa yang benar-benar penting, mengurangi efisiensi dan melelahkan Anda. Paling sering, ini adalah tugas rutin, yang, bagaimanapun, tanpa ampun "memakan" waktu kita yang berharga.

Delegasi akan membantu kami menangani mereka: misalnya, saat Anda menyelesaikan laporan di rumah, Anda dapat meminta pasangan Anda untuk berjalan-jalan atau membayar tagihan. Hal utama adalah tidak membingungkan mereka dengan tugas-tugas yang seharusnya ada di kuadran A: pastikan tugas-tugas itu benar-benar tidak penting.

Kuadran D — hal-hal yang tidak mendesak dan tidak penting

Ini adalah kuadran yang sangat menarik: hal-hal berkumpul di sini yang tidak berguna, tetapi kami sangat menyukainya. Ini bisa berupa, misalnya, mempelajari berbagai situs dan membaca pesan di instant messenger — yang biasa kami sebut «kadang-kadang Anda perlu istirahat.» Seringkali kegiatan ini mengambil waktu dari tugas-tugas lain.

Ini tidak berarti bahwa Anda harus sepenuhnya meninggalkan hiburan, tetapi Anda perlu menjaga keseimbangan urusan di setiap kuadran. Jika Anda memiliki presentasi penting dalam beberapa hari, kemudian menghabiskan waktu untuk hal-hal dari kuadran D, nanti Anda berisiko menghadapi kesibukan di kuadran A.

Contoh matriks menunjukkan bahwa penting bagi kita masing-masing untuk dapat mendelegasikan dan dapat meminta bantuan. Hal ini tidak selalu membuat kita lemah di mata orang lain. Sebaliknya, pendekatan ini menunjukkan bahwa kita mampu menilai kemampuan kita secara memadai dan mengalokasikan waktu dan sumber daya.

Bagaimana dengan penundaan?

Kadang-kadang terjadi seperti ini: hal-hal yang sampai ke tenggorokan, tetapi Anda tidak ingin mengambil apa-apa, jadi Anda tidak melakukan apa-apa. Bergulir melalui umpan media sosial atau tetap berpegang pada seri. Semua ini sangat mirip dengan penundaan — kecenderungan untuk terus-menerus menunda hal-hal yang penting dan mendesak.

Menunda-nunda tidak identik dengan kemalasan, apalagi istirahat. Ketika seseorang malas, dia tidak mengalami emosi negatif dan tidak menghadapi konsekuensi yang tidak menyenangkan. Saat beristirahat, ia mengisi kembali cadangan energi dan diisi dengan emosi positif. Dan dalam keadaan menunda-nunda, kita membuang-buang energi untuk kegiatan yang tidak berarti dan menunda hal-hal penting hingga saat-saat terakhir. Akibatnya, kita tidak melakukan segala sesuatu atau melakukan apa yang kita butuhkan, tetapi kita melakukannya dengan buruk, dan ini mengurangi harga diri kita, menyebabkan perasaan bersalah, stres, dan hilangnya produktivitas.

Orang-orang yang cemas dan perfeksionis lebih rentan terhadap penundaan, yang akan lebih memilih untuk mengambil tugas sama sekali atau akan terus-menerus menundanya jika mereka tidak dapat menyelesaikan rencana mereka dengan cukup sempurna untuk gambaran mereka tentang dunia. Dalam situasi seperti ini, merencanakan segala sesuatunya dengan baik, menemukan orang yang dapat dipercaya untuk menyelesaikannya, dan bekerja dengan manfaat tambahan dapat membantu. Artinya, ada baiknya bertanya pada diri sendiri pertanyaan: apa yang memberi saya penundaan urusan? Apa yang saya dapatkan darinya?

Jika Anda mengalami kesulitan dalam merencanakan dan menyelesaikan tugas dan menduga bahwa penundaan juga merupakan penyebab, cobalah bekerja dengan spesialis harga diri dan kepercayaan diri, karena takut tidak sempurna dan membuat kesalahan. Akan jauh lebih mudah bagi Anda untuk menyusun hidup Anda setelah itu.