Konten
Di pagi hari Anda perlu menulis daftar tugas, memprioritaskan ... Dan itu saja, kami dijamin hari yang sukses? Sayangnya tidak ada. Lagi pula, kita tidak selalu mengerti bagaimana membedakan yang utama dari yang sekunder, yang penting dari yang mendesak. Kami juga sulit berkonsentrasi. Seorang pelatih bisnis memberi tahu cara memperbaikinya.
“Sayangnya, situasi di mana saya berhasil menempatkan prioritas saya di garis depan adalah norma daripada pengecualian. Saya mencoba merencanakan tugas saya untuk hari itu, menyoroti hal utama, tetapi pada akhirnya saya merasa benar-benar lelah karena saya terganggu oleh panggilan, pergantian kecil, dan rapat. Tugas yang paling penting terus ditunda, dan rencana muluk untuk tahun ini tetap ditulis di selembar kertas. Apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu diri Anda sendiri?” tanya Olga, 27 tahun.
Saya sering menemukan permintaan serupa dalam pelatihan tentang efektivitas manajerial. Klien percaya bahwa alasan utama masalah mereka adalah kurangnya prioritas. Tetapi pada kenyataannya mereka, hanya seseorang yang tidak terlalu berkonsentrasi pada mereka.
Dan langkah pertama dalam memecahkan masalah ini adalah memilih alat yang tepat untuk melatih konsentrasi Anda. Itu harus sesuai dengan karakteristik pribadi Anda: Anda harus mempertimbangkan kondisi pekerjaan dan tempat tinggal Anda.
Untuk memulai, Anda dapat menggunakan beberapa metode populer yang telah lama dikenal efektif. Saya mencoba merekomendasikannya kepada klien yang baru mulai bekerja dengan kami.
Pendekatan Pertama: Pahami Kriteria Evaluasi
Pertama, jawab pertanyaan: Kriteria apa yang Anda gunakan saat memprioritaskan? Jawaban yang paling umum adalah kriteria «urgensi». Dengan itu, semua kasus berbaris berturut-turut tergantung pada tenggat waktu. Dan hanya setelah itu kami membangun tugas baru ke dalam «konstruktor virtual» yang dihasilkan, menggeser jauh ke belakang tugas yang dapat diselesaikan nanti.
Apa kerugian dari pendekatan ini? Daftar prioritas hari ini harus mencakup tidak hanya apa yang akan kehilangan relevansinya besok, yaitu, mendesak, tetapi juga apa yang secara abstrak kita sebut "penting". Inilah yang menggerakkan kita menuju pencapaian tujuan, atau apa yang menghilangkan hambatan serius dalam perjalanannya.
Dan di sini banyak yang membuat kesalahan dengan mengganti kriteria. Secara singkat dapat diungkapkan sebagai berikut: “Ini sangat mendesak, karena sangat penting!” "Ini sangat penting karena batas waktunya adalah besok!" Tetapi jika daftar prioritas Anda untuk hari itu tidak berisi tugas-tugas yang mengarah pada pencapaian tujuan yang signifikan bagi Anda, Anda perlu menganalisis daftar tugas Anda dengan cermat.
Anda perlu memutuskan kriteria apa yang Anda gunakan untuk menentukan «urgensi» dan «pentingnya» tugas dan apakah Anda menggabungkan kedua konsep ini.
Pendekatan Kedua: Identifikasi Tiga Kategori Prioritas
Seperti yang Anda ketahui, cakrawala perencanaan berbeda. Jika kita mempertimbangkan cakrawala perencanaan satu hari, maka lebih baik untuk melanjutkan sebagai berikut:
- Tetapkan satu prioritas utama untuk hari itu. Ini adalah tugas di mana Anda akan menghabiskan waktu dan energi Anda secara maksimal hari ini;
- Identifikasi tiga atau empat hal yang akan Anda habiskan paling sedikit waktu dan usaha Anda hari ini. Lebih baik jika Anda menuliskan berapa banyak waktu (lima menit, sepuluh menit) yang Anda rencanakan untuk dihabiskan untuk kasus tertentu. Ini akan menjadi daftar "prioritas terakhir" Anda.
- Ke dalam kategori ketiga akan jatuh apa yang disebut «kasus prinsip residual.» Mereka akan selesai jika ada waktu luang yang tersisa untuk mereka. Tetapi jika mereka tetap tidak terealisasi, itu tidak akan mempengaruhi apa pun.
Di sini kita dihadapkan pada pertanyaan: "Bagaimana tidak menghabiskan energi maksimum untuk "prioritas terakhir", tanpa sadar mengesampingkan yang "utama"? Pendekatan ketiga akan membantu menjawabnya.
Pendekatan Ketiga: Gunakan Mode Waktu Lambat
Kami menghabiskan sebagian besar waktu kerja kami dalam mode «waktu cepat». Kita harus mengambil bagian dalam proses rutin dan memproses sejumlah besar informasi.
"Waktu lambat" adalah cara paling efektif untuk menghentikan rutinitas "berlari di belakang kemudi". Ini adalah pandangan sadar ke dalam diri Anda dan titik awal untuk menemukan jawaban atas pertanyaan: “Apa yang saya lakukan? Untuk apa? Apa yang tidak saya lakukan dan mengapa?
Agar metode ini bekerja dengan baik, ikuti tiga panduan berikut:
- Masuki rutinitas harian Anda dengan ritual tertentu. Ini harus menjadi aktivitas berulang sepanjang hari yang akan menempatkan Anda dalam mode «waktu lambat». Ini bisa berupa istirahat minum teh, dan squat biasa. Ritual itu seharusnya tidak lebih dari 5 menit dan memungkinkan Anda untuk menyendiri. Dan, tentu saja, memberi Anda kegembiraan dan kesenangan — maka Anda tidak akan menundanya sampai besok.
- Ingatlah bahwa «waktu lambat» bukan hanya waktu untuk dinikmati, tetapi juga kesempatan untuk meningkatkan kepuasan Anda dengan mode «waktu cepat». Dan tanyakan pada diri Anda tiga pertanyaan: "Hasil apa yang harus saya capai hari ini?", "Apa langkah kecil berikutnya menuju hasil ini yang perlu saya ambil?", "Apa yang mengalihkan perhatian saya darinya dan bagaimana tidak terganggu?" Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengingat tujuan utama Anda. Dan merencanakan langkah-langkah kecil berikutnya akan menjadi pencegahan penundaan yang sangat baik.
- Gunakan mode waktu lambat dua hingga empat kali sehari. Semakin sering dan kuat Anda dipengaruhi oleh faktor dunia luar, semakin sering Anda harus beralih ke mode ini. Tiga pertanyaan dan beberapa menit per sesi sudah cukup. Kriteria utama adalah bahwa itu harus memberi Anda kesenangan. Tapi ingat: menggunakan teknik ini kurang dari sekali sehari berarti tidak mempraktikkannya sama sekali.