Ketika kita duduk untuk menulis sesuatu tentang bisnis, kita selalu menginginkan sesuatu.
Misalnya, kami ingin menjual produk — dan kami menulis penawaran komersial. Kami ingin mendapatkan pekerjaan — dan kami menulis surat kepada calon pemberi kerja, dan melampirkan resume pada surat tersebut. Kami ingin atap yang bocor diperbaiki — dan kami menulis pernyataan kepada Kantor Perumahan.
Dengan kata lain, kami mencoba meyakinkan penerima untuk melakukan sesuatu — yaitu, kami mengambil surat persuasif. Pada saat yang sama, penerima — pembeli, majikan, dan kantor perumahan — tidak serta merta ingin diyakinkan. Lebih sering daripada tidak, dia tidak ingin membeli dari kami, menyewa kami, atau memperbaiki atap kami. Bagaimana cara mencapai milik Anda?
Ingat dongeng Rusia «Putri Katak»? Di dalamnya, Ivan Tsarevich, dengan bodohnya membakar kulit katak istrinya, berangkat untuk menyelamatkannya (istrinya, bukan kulitnya) dari cengkeraman Koshchei. Di perjalanan, Ivan bertemu beruang, kelinci, dan bebek. Dari kelaparan, dan dari kurangnya pendidikan lingkungan, Ivan Tsarevich berusaha untuk menembak mereka semua. Dan sebagai tanggapan, dia mendengar ungkapan terkenal: "Jangan bunuh aku, Ivan Tsarevich, aku akan tetap berguna untukmu." Frasa ini adalah surat Anda dalam bentuk mini. Ini memiliki tujuan — «jangan membunuh», dan argumen — «Aku akan berguna untukmu.» Dan perhatikan. Setiap hewan kemungkinan besar memiliki seribu alasan mengapa mereka tidak boleh dimakan: mereka memiliki keluarga, anak-anak, dan secara umum mereka ingin hidup ... Tetapi hewan-hewan itu tidak memberi tahu Ivan tentang hal ini — karena itu tidak terlalu menarik baginya . Mereka mengatakan bahwa mereka akan berguna baginya. Artinya, mereka meyakinkan sesuai dengan skema "Lakukan dengan cara saya dan Anda akan mendapatkan ini dan itu."
Dan bagaimana kita meyakinkan, misalnya, pelanggan kita?
Katakanlah perusahaan kami menjual produk perangkat lunak manajemen dokumen. Program ini memungkinkan Anda untuk mengubah arsip kertas klien menjadi bentuk elektronik dan bekerja dengannya di komputer tanpa masalah. Hal ini tentu berguna — tetapi pelanggan belum menjelajahi pasar untuk mencari program semacam itu. Kita perlu menawarkan program-program ini kepada mereka. Kami duduk dan mengeluarkan sesuatu seperti ini:
Kami menawarkan produk perangkat lunak untuk manajemen dokumen elektronik. Produk ini memungkinkan Anda untuk memindai dokumen, mengunggahnya ke database elektronik, mengindeks dan mencari berdasarkan kata kunci, menyimpan riwayat modifikasi dokumen dan, jika perlu, mencetak salinan cetak…
Apakah pelanggan melihat bahwa semua ini berguna bagi mereka? Jika sudah, mereka pasti sudah mencari program semacam itu. Tetapi jika mereka tidak melihatnya, bagaimana mereka bisa diyakinkan? Bayangkan berapa banyak dokumen yang dibuat dan dikirim ke seluruh perusahaan saat ini. Berapa banyak folder, folder, rak, lemari, kamar! Berapa banyak kurir, penjaga toko, arsiparis! Berapa banyak debu kertas! Betapa repotnya menemukan selembar kertas setahun yang lalu! Sungguh pusing jika kertas ini tiba-tiba hilang! Di situlah kita bisa «berguna», itulah yang layak untuk ditulis.
Kami menawarkan produk perangkat lunak untuk manajemen dokumen elektronik. Produk-produk ini memungkinkan perusahaan untuk menyingkirkan sakit kepala abadi yang terkait dengan alur kerja kertas. Anda tidak perlu lagi menyeret dan melepaskan folder dokumen besar, mengalokasikan ruang untuk menyimpannya, mengkhawatirkan tumpukan kertas Anda sebelum setiap inspeksi kebakaran. Tidak perlu menghabiskan berjam-jam atau bahkan berhari-hari mencari surat atau memo yang tepat…
Mulailah dengan masalah atau peluang
Apa lagi yang bisa dilakukan, bagaimana lagi menyulap dengan kata-kata yang disayangi? Mari kita lihat lebih dekat rumus «Lakukan dengan cara saya dan Anda akan mendapatkan ini dan itu». Formulanya berbahaya! Kami berkata: "Lakukan dengan cara saya," dan pembaca menjawab "Saya tidak mau!", Berbalik dan pergi. Kami menulis "Kami menawarkan Anda produk perangkat lunak", dan dia berpikir "Saya tidak membutuhkannya", dan membuang surat itu. Semua argumen kita tidak menyelamatkan kita — mereka tidak mencapai intinya. Bagaimana menjadi? Balikkan rumusnya! "Mau ini dan itu? Lakukan dengan cara saya dan Anda akan mendapatkannya!»
Bagaimana hal ini dapat disesuaikan dengan penjualan produk perangkat lunak kami? Alur kerja kertas adalah sakit kepala perusahaan modern. Folder besar dengan dokumen, deretan rak, ruang terpisah untuk arsip. Debu kertas terus-menerus, klaim abadi dari inspektur kebakaran, cek… Menemukan dokumen apa pun adalah masalah, dan kehilangan dokumen adalah masalah ganda, karena tidak dapat dipulihkan. Anda dapat menghilangkan sakit kepala ini — cukup beralih ke manajemen dokumen elektronik. Seluruh arsip akan ditempatkan pada satu array disk. Dokumen apa pun dapat ditemukan dalam beberapa detik. Pencadangan otomatis akan melindungi Anda dari kehilangan dokumen… Sekarang pembeli segera melihat apa yang membuatnya khawatir dalam surat itu dan akan membaca lebih lanjut dengan penuh minat. Jadi, pelajaran dari dongeng Rusia akan membantu kita menjual barang.
Namun, teknik ini cocok untuk surat persuasif apa pun. Ambil, misalnya, surat pengantar — surat yang dengannya kami mengirim resume ke pemberi kerja potensial. Dan Anda dapat memulainya seperti ini:
Lowongan untuk manajer produk perbankan untuk perusahaan Rusia segera menarik perhatian saya! Saat ini saya bekerja untuk sebuah perusahaan manufaktur di mana saya bertanggung jawab untuk keuangan dan pengembangan. Namun, selama lebih dari 4 tahun saya bekerja di posisi senior di sektor perbankan …
Tapi apakah pasti si penerima akan tertarik? Dari sini terlihat bahwa “kita akan tetap berguna baginya”? Lebih baik untuk menunjukkan lebih jelas di awal surat bagaimana majikan akan mendapat manfaat:
Saya mengusulkan kepada CJSC SuperInvest pencalonan saya untuk posisi manajer produk perbankan untuk perusahaan Rusia. Saya siap untuk menawarkan kepada perusahaan pengalaman saya di sektor perbankan, pengetahuan tentang kebutuhan keuangan perusahaan Rusia dan basis klien yang luas. Saya yakin bahwa ini akan memungkinkan saya untuk memastikan pertumbuhan yang stabil dalam penjualan perusahaan bahkan di saat krisis untuk CJSC SuperInvest…
Dan di sini ternyata lebih meyakinkan dan lebih menarik. Dan di sini prinsip “Apakah Anda menginginkan ini dan itu? Lakukan dengan cara saya dan Anda akan mendapatkannya!» bekerja. Tetap hanya untuk menggunakannya!