Membandingkan 2 file di Excel untuk perbedaan

Setiap pengguna mungkin menghadapi situasi di mana mereka perlu membandingkan dua tabel. Nah, sebagai upaya terakhir, setiap orang harus membandingkan dua kolom. Ya, tentu saja, bekerja dengan file Excel sangat nyaman dan nyaman. Maaf, ini bukan perbandingan. Tentu saja, penyortiran visual dari tabel kecil dimungkinkan, tetapi ketika jumlah sel mencapai ribuan, Anda harus menggunakan alat analisis tambahan.

Sayangnya, tongkat ajaib belum dibuka yang memungkinkan Anda untuk secara otomatis membandingkan semua informasi satu sama lain dalam satu klik. Oleh karena itu, Anda harus bekerja, yaitu mengumpulkan data, menentukan formula yang diperlukan, dan melakukan tindakan lain yang memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan perbandingan setidaknya sedikit.

Ada banyak tindakan seperti itu. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

Apa tujuan membandingkan file Excel?

Ada banyak alasan mengapa beberapa file Excel dibandingkan. Cepat atau lambat, setiap pengguna dihadapkan pada kebutuhan seperti itu, dan dia tidak memiliki pertanyaan seperti itu. Misalnya, Anda mungkin ingin membandingkan data dari dua laporan untuk kuartal yang berbeda untuk melihat apakah keuangan telah naik atau turun.

Atau, sebagai alternatif, guru perlu melihat siswa mana yang dikeluarkan dari universitas dengan membandingkan komposisi kelompok siswa tahun lalu dan tahun ini.

Mungkin ada sejumlah besar situasi seperti itu. Tapi mari kita beralih ke latihan, karena topiknya cukup kompleks.

Semua Cara untuk Membandingkan 2 Tabel di Excel

Meskipun topiknya rumit, itu mudah. Ya, jangan kaget. Ini rumit karena terdiri dari banyak bagian. Tetapi bagian-bagian ini sendiri mudah dipahami dan dilakukan. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat membandingkan dua lembar kerja Excel, secara langsung dalam praktiknya.

Rumus Persamaan dan Uji Benar-Salah

Mari kita mulai, tentu saja, dengan metode paling sederhana. Metode membandingkan dokumen ini dimungkinkan, dan dalam rentang yang cukup luas. Anda dapat membandingkan tidak hanya nilai teks, tetapi juga nilai numerik. Dan mari kita ambil sedikit contoh. Katakanlah kita memiliki dua rentang dengan sel format angka. Untuk melakukannya, cukup tulis rumus persamaan =C2=E2. Jika ternyata sama, "TRUE" akan ditulis di dalam sel. Jika mereka berbeda, maka SALAH. Setelah itu, Anda perlu mentransfer rumus ini ke seluruh rentang menggunakan penanda pelengkapan otomatis.

Sekarang perbedaannya terlihat dengan mata telanjang.

Menyoroti Nilai yang Berbeda

Anda juga dapat membuat nilai yang berbeda satu sama lain disorot dalam warna khusus. Ini juga merupakan tugas yang cukup sederhana. Jika cukup bagi Anda untuk menemukan perbedaan antara dua rentang nilai atau seluruh tabel, Anda harus membuka tab "Beranda", dan pilih item "Temukan dan sorot" di sana. Sebelum Anda mengkliknya, pastikan untuk menyorot kumpulan sel yang menyimpan informasi untuk perbandingan. 

Pada menu yang muncul, klik menu “Select a group of cells…”. Selanjutnya, sebuah jendela akan terbuka di mana kita perlu memilih perbedaan berdasarkan garis sebagai kriteria.

Membandingkan 2 tabel menggunakan pemformatan bersyarat

Pemformatan bersyarat adalah metode yang sangat nyaman dan, yang penting, fungsional yang memungkinkan Anda memilih warna yang akan menonjolkan nilai yang berbeda atau sama. Anda dapat menemukan opsi ini di tab Beranda. Di sana Anda dapat menemukan tombol dengan nama yang sesuai dan dalam daftar yang muncul, pilih "Kelola aturan". Manajer aturan akan muncul, di mana kita perlu memilih menu "Buat Aturan".

Selanjutnya, dari daftar kriteria, kita perlu memilih salah satu yang mengatakan bahwa kita perlu menggunakan rumus untuk menentukan sel yang akan diformat dengan cara khusus. Dalam deskripsi aturan, Anda perlu menentukan rumus. Dalam kasus kami, ini adalah =$C2<>$E2, setelah itu kami mengonfirmasi tindakan kami dengan menekan tombol "Format". Setelah itu, kami mengatur tampilan sel dan melihat apakah kami menyukainya melalui jendela mini khusus dengan sampel. 

Jika semuanya cocok, klik tombol "OK" dan konfirmasikan tindakannya.

Di Pengelola Aturan Pemformatan Bersyarat, pengguna dapat menemukan semua aturan pemformatan yang berlaku dalam dokumen ini. 

Fungsi COUNTIF + aturan perbandingan tabel

Semua metode yang kami jelaskan sebelumnya cocok untuk format yang formatnya sama. Jika tabel sebelumnya tidak diurutkan, maka metode terbaik adalah membandingkan dua tabel menggunakan fungsi COUNTIF dan aturan. 

Mari kita bayangkan bahwa kita memiliki dua rentang dengan informasi yang sedikit berbeda. Kita dihadapkan pada tugas membandingkannya dan memahami nilai mana yang berbeda. Pertama, Anda harus memilihnya di rentang pertama dan pergi ke tab "Beranda". Di sana kami menemukan item "Pemformatan Bersyarat" yang sebelumnya dikenal. Kami membuat aturan dan menetapkan aturan untuk menggunakan rumus. 

Dalam contoh ini, rumusnya seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar ini.

Setelah itu, kami mengatur format seperti yang dijelaskan di atas. Fungsi ini mem-parsing nilai yang terkandung dalam sel C1 dan melihat rentang yang ditentukan dalam rumus. Ini sesuai dengan kolom kedua. Kita perlu mengambil aturan ini dan menyalinnya ke seluruh rentang. Hore, semua sel dengan nilai yang tidak berulang disorot.

Fungsi VLOOKUP untuk membandingkan 2 tabel

Dalam metode ini, kita akan mempertimbangkan fungsi VPR, yang memeriksa apakah ada kecocokan dalam dua tabel. Untuk melakukan ini, Anda harus memasukkan rumus yang ditunjukkan pada gambar di bawah dan mentransfernya ke seluruh rentang yang digunakan untuk perbandingan.

Fungsi ini mengulangi setiap nilai dan melihat apakah ada duplikat dari kolom pertama ke kolom kedua. Nah, setelah melakukan semua operasi, nilai ini ditulis di dalam sel. Jika tidak ada, maka kita mendapatkan kesalahan #N/A, yang cukup untuk secara otomatis memahami nilai mana yang tidak cocok.

JIKA berfungsi

Fungsi logika JIKA - ini adalah cara lain yang baik untuk membandingkan dua rentang. Fitur utama dari metode ini adalah Anda hanya dapat menggunakan bagian dari array yang dibandingkan, dan bukan seluruh tabel. Ini menghemat sumber daya untuk komputer dan pengguna.

Mari kita ambil contoh kecil. Kami memiliki dua kolom – A dan B. Kami perlu membandingkan beberapa informasi di dalamnya satu sama lain. Untuk melakukan ini, kita perlu menyiapkan kolom layanan lain C, di mana rumus berikut ditulis.

Menggunakan rumus yang menggunakan fungsi IF, KESALAHAN и LEBIH TERBUKTI Anda dapat mengulangi semua elemen kolom A yang diinginkan, dan kemudian di kolom B. Jika ditemukan di kolom B dan A, maka elemen tersebut dikembalikan ke sel yang sesuai.

Makro VBA

Makro adalah yang paling kompleks, tetapi juga metode paling canggih untuk membandingkan dua tabel. beberapa opsi perbandingan umumnya tidak mungkin dilakukan tanpa skrip VBA. Mereka memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses dan menghemat waktu. Semua operasi yang diperlukan untuk persiapan data, jika diprogram sekali, akan terus dilakukan.

Berdasarkan masalah yang harus dipecahkan, Anda dapat menulis program apa pun yang membandingkan data tanpa campur tangan pengguna.

Bagaimana membandingkan file di Excel

Jika pengguna telah menetapkan sendiri tugas (baik, atau dia telah diberikan satu) untuk membandingkan dua file, maka ini dapat dilakukan dengan dua metode sekaligus. Yang pertama adalah menggunakan fungsi khusus. Untuk menerapkan metode ini, ikuti instruksi:

1. Buka file yang ingin Anda bandingkan.
2. Buka tab “View” – “Window” – “View side by side”.

Setelah itu, dua file akan dibuka dalam satu dokumen Excel.

Hal yang sama dapat dilakukan dengan alat Windows biasa. Pertama, Anda perlu membuka dua file di jendela yang berbeda. Setelah itu, ambil satu jendela dan seret ke sisi paling kiri layar. Setelah itu, buka jendela kedua dan seret ke sisi paling kanan. Setelah itu, kedua jendela akan berdampingan. 

Pemformatan bersyarat untuk membandingkan 2 file excel

Sangat sering membandingkan dokumen berarti menampilkannya bersebelahan. Namun dalam beberapa kasus, dimungkinkan untuk mengotomatisasi proses ini menggunakan pemformatan bersyarat. Dengan itu, Anda dapat memeriksa apakah ada perbedaan di antara lembaran. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghemat waktu yang dapat digunakan untuk tujuan lain.

Pertama, kita perlu mentransfer lembar yang dibandingkan ke dalam satu dokumen. 

Untuk melakukan ini, Anda perlu mengklik kanan pada lembar yang sesuai, dan kemudian klik tombol "Pindahkan atau salin" di menu pop-up. Selanjutnya, kotak dialog akan muncul di mana pengguna dapat memilih dokumen di mana lembar ini harus dimasukkan.

Selanjutnya, Anda perlu memilih semua sel yang diinginkan untuk menampilkan semua perbedaan. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mengklik sel kiri atas, lalu menekan kombinasi tombol Ctrl + Shift + End.

Setelah itu, buka jendela pemformatan bersyarat dan buat aturan baru. Sebagai kriteria, kami menggunakan formula yang cocok untuk kasus tertentu, lalu kami mengatur formatnya.

Perhatian: alamat sel harus ditunjukkan yang ada di lembar lain. Ini dapat dilakukan melalui menu input rumus.

Membandingkan data di Excel pada lembar yang berbeda

Misalkan kita memiliki daftar karyawan yang juga mencantumkan gaji mereka. Daftar ini diperbarui setiap bulan. Daftar ini disalin ke lembar baru.

Misalkan kita perlu membandingkan gaji. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan tabel dari lembar yang berbeda sebagai data. Kami akan menggunakan pemformatan bersyarat untuk menyoroti perbedaannya. Semuanya sederhana.

Dengan pemformatan bersyarat, Anda dapat membuat perbandingan yang efektif meskipun nama karyawan berada dalam urutan yang berbeda.

Bagaimana membandingkan 2 lembar dalam spreadsheet excel

Perbandingan informasi yang terletak pada dua lembar dilakukan menggunakan fungsi LEBIH TERBUKTI. Sebagai parameter pertamanya, ada sepasang nilai yang perlu Anda cari pada lembar yang bertanggung jawab untuk bulan berikutnya. Sederhananya, Maret. Kita dapat menetapkan rentang yang dilihat sebagai kumpulan sel yang merupakan bagian dari rentang bernama, digabungkan berpasangan.

Jadi, Anda dapat membandingkan string menurut dua kriteria – nama belakang dan gaji. Yah, atau lainnya, yang ditentukan oleh pengguna. Untuk semua kecocokan yang dapat ditemukan, angka ditulis di sel tempat rumus dimasukkan. Untuk Excel, nilai ini akan selalu benar. Oleh karena itu, agar pemformatan diterapkan ke sel-sel yang berbeda, Anda perlu mengganti nilai ini dengan BOHONG, menggunakan fungsi =TIDAK().

Alat Perbandingan Spreadsheet

Excel memiliki alat khusus yang memungkinkan Anda membandingkan spreadsheet dan menyorot perubahan secara otomatis. 

Penting untuk dicatat bahwa alat ini hanya tersedia untuk pengguna yang telah membeli suite kantor Professional Plus.

Anda dapat membukanya langsung dari tab "Beranda" dengan memilih item "Bandingkan File".

Setelah itu, sebuah kotak dialog akan muncul di mana Anda harus memilih versi kedua dari buku tersebut. Anda juga dapat memasukkan alamat Internet tempat buku ini berada.

Setelah kami memilih dua versi dokumen, kami perlu mengonfirmasi tindakan kami dengan tombol OK.

Dalam beberapa kasus, kesalahan mungkin terjadi. Jika muncul, ini mungkin menunjukkan bahwa file tersebut dilindungi kata sandi. Setelah Anda mengklik OK, Anda akan diminta untuk memasukkannya. 

Alat perbandingan terlihat seperti dua lembar kerja Excel yang bersebelahan dalam jendela yang sama. Bergantung pada apakah informasi telah ditambahkan, dihapus, atau ada perubahan dalam rumus (serta jenis tindakan lainnya), perubahan disorot dalam warna berbeda. 

Bagaimana menginterpretasikan hasil perbandingan

Ini sangat sederhana: berbagai jenis perbedaan ditunjukkan oleh warna yang berbeda. Pemformatan dapat meluas ke isi sel dan teks itu sendiri. Jadi, jika data dimasukkan ke dalam sel, maka isiannya berwarna hijau. Jika sesuatu menjadi tidak jelas, layanan itu sendiri memiliki simbol yang menunjukkan jenis perubahan apa yang disorot dalam warna apa.