Konversi CSV ke Excel sebagai tabel

Isi database biasanya diekstrak sebagai file .csv. Namun, itu hanya file teks, tidak terlalu mudah dibaca. Untuk bekerja dengan konten database, perlu untuk menyajikannya dalam format yang berbeda - seringkali lembar Excel paling nyaman. Tentang metode apa yang ada untuk melakukan ini, mana yang lebih baik, dan kesalahan apa yang ada saat mentransfer data, akan dibahas dalam artikel ini.

Bagaimana Mengonversi CSV ke Format Excel

Ada berbagai cara di mana dokumen CSV yang diunduh dari database dapat ditransfer ke Excel. Kami akan membahas tiga di antaranya:

1. Pembukaan langsung di Excel.
2. Membuka melalui Windows Explorer.
3. Impor dokumen dengan perubahan format.

Membuka dokumen CSV di Excel

Excel dapat membuka dokumen .csv secara langsung tanpa konversi. Format tidak berubah setelah dibuka dengan cara ini, ekstensi .csv disimpan – meskipun ekstensi dapat diubah setelah diedit.

1. Luncurkan Excel, klik "File", Kemudian"Open".
2. Di jendela yang muncul, pilih opsi “File teksdari daftar yang diperluas.

3. Temukan dokumen yang Anda butuhkan dan klik dua kali di atasnya.

Dokumen .csv segera dibuka di Excel, tanpa manipulasi tambahan. Tetapi file .txt akan membutuhkan konversi – sebuah jendela akan muncul “Wizard Impor Teks".

Ada kasus ketika lebih baik tidak membuka dokumen secara langsung, tetapi untuk menelepon Menguasai. Pendekatan ini dibenarkan dalam kasus-kasus berikut:

• karakter pemisah yang digunakan dalam dokumen tidak baku, atau ada beberapa jenisnya;
• dokumen berisi tanggal dalam format yang berbeda;
• Anda mengonversi angka yang dimulai dengan nol dan ingin tetap seperti itu;
• sebelum Anda mentransfer data, Anda ingin melihat seperti apa hasil akhirnya;
• Anda biasanya menginginkan lebih banyak portabilitas.

Menguasai akan dimulai jika Anda mengubah ekstensi dokumen menjadi .txt. Anda juga dapat mulai mengimpor file secara berbeda, yang akan dibahas nanti, setelah menjelaskan metode pembukaan kedua.

Jika Anda membuat perubahan pada dokumen setelah Anda membukanya, Excel akan meminta Anda untuk menyimpannya sebagai .xls (atau .xlsx) karena jika tidak, beberapa pemformatan akan hilang. Kemudian akan selalu ada kesempatan untuk mengubah format kembali, namun, bagian lain dari konten mungkin hilang – nol mungkin hilang di awal angka, beberapa catatan dapat mengubah penampilan mereka.

Membuka dokumen CSV melalui Windows Explorer

Jalur ini pada dasarnya tidak berbeda dari yang sebelumnya. Untuk membuka dokumen, cukup klik dua kali dokumen tersebut di Windows Explorer.

Sebelum membuka, pastikan bahwa di sebelah nama dokumen terdapat ikon untuk program Excel, dan bukan ikon lainnya – ini berarti Excel dipilih sebagai program yang akan membuka file tersebut. Jika tidak, beberapa program lain akan terbuka. Anda dapat mengubahnya ke Excel seperti ini:

1. Panggil menu konteks dengan mengklik kanan pada file .csv dan terapkan Buka Dengan… > Pilih Program.
2. memilih Excel (desktop) of Program yang Direkomendasikan, tentukan sebagai program yang harus selalu digunakan untuk file tersebut (centang kotak di bawah), dan tutup jendela dengan menekan OK.

Impor CSV ke Excel

Dimungkinkan juga untuk mengubah dokumen yang dibuka menjadi buku kerja Excel. Format akan berubah menjadi .xls untuk versi Excel sebelumnya (2000, 2003) dan .xlsx untuk versi lainnya. Semua konten akan ditampilkan dalam satu lembar.

1. Klik pada sel di lembar tempat impor harus dimulai. Ini biasanya sel pertama dalam tabel, A1. Mulai dari itu, sebanyak baris yang ada di file yang dibuka, dan kolom sebanyak yang ada di setiap kolom akan diisi.
2. Di tab “Data" dalam kelompok”Mendapatkan Data Eksternal” pilih “Dari teks”.

3. Di jendela yang muncul, temukan dokumen yang diperlukan dan klik dua kali (Anda juga dapat menggunakan tombol impor di bagian bawah jendela).

4. Selanjutnya, Anda harus mengikuti petunjuk langkah demi langkah dari yang dibuka Wizard Impor Teks.

Gambar di bawah ini menunjukkan dokumen asli dan hasil yang diharapkan. Agar semuanya terlihat persis seperti ini setelah impor, Anda perlu menerapkan berbagai pengaturan, yang akan dibahas nanti.

Langkah 1. Wizard akan meminta Anda untuk memilih jenis file – seperti yang Anda duga, itu akan menjadi “dengan pemisah" (dalam Bahasa Inggris - dibatasi), dan baris dari mana transfer konten akan dimulai – kemungkinan besar, Anda harus mulai dengan istilah 1jika Anda tidak ingin mentransfer hanya sebagian konten. Jendela di bawah ini akan menampilkan baris pertama dari dokumen yang dipilih.

Langkah 2. Sekarang Anda perlu memahami mana yang digunakan alat pemisah (mungkin ada lebih dari satu) dalam file, dan tentukan karakter ini di Masters. Ini memiliki opsi untuk dipilih dari pembatas standar, tetapi jika karakter atipikal digunakan dalam dokumen, Anda dapat memilih Lainnya dan masukkan karakter yang diinginkan. Dalam file yang digunakan untuk demonstrasi, pembatasnya adalah Koma и Tab. Koma memisahkan sel dengan karakteristik produk, seperti nomor seri dan jumlah salinan yang terjual, dan tab memisahkan satu produk dari produk lainnya – informasi tentang masing-masing harus dimulai pada baris baru.

Hal ini juga diperlukan untuk mendefinisikan dan menentukan pembatas teks. Ini adalah karakter yang ditempatkan sebelum dan sesudah setiap bagian teks yang harus ditempatkan dalam satu sel. Berkat pembatas, setiap segmen tersebut dianggap sebagai nilai yang terpisah, bahkan jika di dalamnya ada karakter yang dipilih untuk memisahkan nilai. Dalam dokumen kami, setiap nilai dibingkai dengan tanda kutip – oleh karena itu, meskipun berisi koma (misalnya, "mulai, lalu lanjutkan"), semua teksnya akan ditempatkan dalam satu sel, dan bukan dalam dua sel yang berurutan.

Langkah 3. Di sini cukup untuk melihat pratinjau dan, jika tidak menunjukkan kekurangan yang tidak dapat diterima, klik Finish. Mungkin saja beberapa nilai akan dipisahkan bukan oleh satu pemisah, tetapi oleh beberapa, akibatnya, sel tanpa nilai akan muncul di antara mereka. Untuk mencegah hal ini terjadi, pilih kotak centang Perlakukan pembatas berurutan sebagai satu.

5. Pilih jalur tujuan (bisa berupa sheet baru atau sheet yang sudah ada) dan klik OKuntuk menyelesaikan proses impor.

Anda juga bisa mengklik bahan - ada kemungkinan lain. Misalnya, Anda dapat memformat konten, menyesuaikan markup, dan bagaimana informasi diperbarui.

Terkadang hasil konversi jauh dari yang diharapkan. Bagaimana hasil ini dapat diubah akan dibahas di bagian artikel selanjutnya.

Masalah selama konversi dan solusinya

Selama format CSV telah ada, tidak ada yang peduli untuk mendokumentasikannya secara resmi. Oleh karena itu, meskipun diasumsikan bahwa koma harus digunakan untuk memisahkan nilai, pada kenyataannya, basis data yang berbeda menggunakan pemisah yang berbeda – titik koma, tab, dan lainnya.

Pembatas teks juga dapat bervariasi – paling sering berupa tanda kutip atau tanda urutan byte. Mungkin tidak ada pembatas sama sekali – maka karakter yang digunakan sebagai pemisah selalu dianggap demikian (biasanya bukan koma – terlalu sering digunakan dalam teks – tetapi karakter yang berbeda dan kurang umum).

File non-standar mungkin tidak terbuka dengan benar – agar dapat ditampilkan sebagaimana mestinya, Anda harus mengubah pengaturan komputer atau program pembuka. Mari kita lihat kesulitan apa yang ada dan solusi apa yang ada untuk mereka.

File tidak terbuka dengan benar

Bukti. Seluruh isi dokumen ditempatkan di kolom pertama.

Menyebabkan. Dokumen menggunakan karakter sebagai pembatas yang tidak ditetapkan seperti itu dalam pengaturan komputer, atau dicadangkan untuk fungsi yang berbeda. Misalnya, koma dapat dicadangkan untuk memisahkan bagian desimal dari suatu angka, dan karenanya tidak dapat memisahkan nilai dalam file.

Solusi. Ada berbagai cara untuk menyelesaikan masalah ini:

1. Ubah karakter pemisah dalam dokumen itu sendiri. Buka di Notepad atau editor serupa, dan di baris awal (kosong, semua data harus berada di baris di bawah), masukkan teks berikut:

• untuk mengubah pemisah menjadi koma: September
• untuk mengubah ke titik koma: Sep=;

Karakter lain yang ditulis setelah September = di baris awal, juga akan menjadi pembatas.

2. Karakter pemisah yang digunakan dalam file juga dapat ditentukan di Excel itu sendiri. Di versi 2016, 2013 atau 2010, untuk ini Anda perlu membuka tab Data dan pilih "Teks per kolom” dalam kelompok”Bekerja dengan data”.

Ini akan membuka jendela “Wizards untuk mendistribusikan teks ke dalam kolom”. Di sana, dari format data yang diusulkan, Anda harus memilih yang memiliki pemisah. Maka Anda perlu menekan Selanjutnya dan, setelah memilih pembatas, Finish.

3. Untuk membuka dokumen secara otomatis dengan Wisaya Impor, dan tidak hanya di lembar Excel, ekstensi dapat diubah dari .csv ke .txt. PADA Masters dimungkinkan untuk menentukan karakter apa pun sebagai pemisah – bagaimana melakukan ini, artikel yang dijelaskan sebelumnya.
4. Gunakan VBA. Anda dapat menggunakan, misalnya, – cocok untuk Excel 2000 atau 2003. Kode dapat diubah sehingga cocok untuk versi lain.

Solusi yang disajikan di atas dirancang untuk dokumen individual, yang pengaturannya berbeda dari yang biasa. Urutan tindakan ini perlu diterapkan untuk setiap file yang tidak terbuka dengan benar. Jika sebagian besar dokumen tidak terbuka dengan benar, mungkin solusi terbaik adalah mengubah pengaturan komputer – ini dibahas dalam solusi kelima.

5. Ubah pemisah dan titik desimal di pengaturan komputer

В Control Panel, dipanggil dengan tombol Start, Pilih "Opsi tambahan” dari daftar”Standar Daerah”. Setelah mengklik, sebuah jendela akan munculpengaturan format” – di dalamnya Anda dapat memilih “Pemisah Daftar” dan pemisah bagian bilangan bulat dan pecahan dari bilangan tersebut. Jika file memerlukan koma sebagai pembatas, pertama-tama tetapkan titik sebagai titik desimal. Ini mungkin berubah menjadi sebaliknya – Anda memerlukan titik koma sebagai karakter pemisah. Kemudian untuk pecahan, Anda dapat meninggalkan tanda apa pun, ini tidak akan menimbulkan konflik.

Setelah semua pengaturan selesai, klik OK pada kedua dari dua jendela yang terbuka – mereka akan menutup dan perubahan akan disimpan. Perlu diingat bahwa mereka sekarang bekerja untuk semua program di komputer.

Hilangkan nol di depan

Menandatangani. Beberapa nilai dalam dokumen sumber adalah angka yang dimulai dengan nol yang tidak dipisahkan oleh tanda pecahan (misalnya, sandi dan kode dengan jumlah digit tetap, login dan kata sandi, pembacaan meter dan instrumen). Di Excel, angka nol di awal angka tersebut menghilang. Jika Anda mengedit file lalu menyimpannya sebagai buku kerja Excel, tidak mungkin lagi menemukan di buku kerja ini di mana angka-angka dengan nol itu berada.

Menyebabkan. Excel memiliki format terpisah untuk teks dan angka. Dalam file teks, tidak ada pemisahan seperti itu, dan oleh karena itu Excel menetapkan format Umum ke semua nilai. Artinya teks ditampilkan sebagai teks, dan angka tanpa karakter alfabet ditampilkan sebagai angka yang tidak boleh dimulai dengan nol.

Solusi. Ubah ekstensi ke .txt untuk mengaktifkan Panduan Impor saat Anda membuka dokumen. Saat Anda masuk ke Langkah 3, ubah format kolom dengan angka yang dimulai dengan nol menjadi teks.

Beberapa nilai terlihat seperti tanggal

Menandatangani. Tanggal menampilkan nilai yang aslinya berupa teks atau angka biasa.

Menyebabkan. Format umum melibatkan pengubahan nilai menjadi tanggal yang mirip dengan Excel. Jika dokumen CSV berisi satu nilai seperti may12, kemudian di lembar Excel akan ditampilkan sebagai tanggal.

Solusi. Mirip dengan kasus sebelumnya. Ubah ekstensi menjadi .txt, di Masters mengubah format nilai yang diubah menjadi tanggal menjadi teks.

Sebaliknya, jika Anda ingin menampilkan konten kolom tertentu sebagai tanggal, atur formatnya tanggal. Ada beberapa jenis format tanggal, jadi pilih salah satu yang Anda butuhkan dari daftar.

Cara mengimpor beberapa file CSV ke Excel

Excel dapat membuka beberapa file CSV sekaligus.

1. Tekan File> Buka dan pilih opsi File teks dari daftar drop-down di bawah ini.
2. Untuk memilih beberapa file secara berdampingan, pertama pilih yang pertama, lalu klik perubahan dan klik yang terakhir. Selain file yang dipilih, semua file di antaranya akan dipilih.
3. Klik Open.

Kerugian dari metode ini adalah bahwa setiap file yang dipilih akan dibuka secara terpisah di Excel. Pindah dari satu dokumen ke dokumen lain dapat meningkatkan biaya waktu. Namun, kemudian dimungkinkan untuk menyalin konten semuanya ke dalam lembar di buku kerja yang sama.

Penjelasannya panjang, namun, sekarang Anda dapat membuka file CSV apa pun di Excel tanpa banyak kesulitan. Jika sesuatu tampak tidak dapat dipahami pada pandangan pertama, cukup ikuti langkah-langkah yang ditunjukkan dan semuanya akan menjadi jelas.