Pernahkah Anda diberi tugas untuk membuat flowchart untuk memetakan proses bisnis dalam suatu organisasi. Beberapa perusahaan membayar mahal, perangkat lunak yang sangat khusus yang membangun diagram alur hanya dalam beberapa langkah dan klik. Bisnis lain lebih suka menggunakan alat yang sudah ada yang akan semudah Anda mempelajarinya. Salah satunya adalah Excell.
Rencanakan langkahmu
Karena tujuan dari diagram alur adalah untuk menandai urutan logis dari peristiwa, keputusan yang dibuat, dan hasil dari keputusan tersebut, kebanyakan orang merasa paling baik untuk mewakili ini dalam bentuk diagram alur. Dan mereka merasa jauh lebih mudah untuk melakukan ini jika mereka meluangkan beberapa menit untuk mengatur pikiran mereka.
Dan memang itu. Jika pemikiran Anda tidak cukup dipikirkan, maka diagram alurnya tidak akan bagus.
Oleh karena itu, sebelum melanjutkan langsung ke pembuatan flowchart, disarankan untuk membuat catatan-catatan tertentu. Format di mana mereka akan dilakukan tidak begitu penting. Hal utama adalah membuat daftar setiap tahap proses, untuk menentukan setiap keputusan dan konsekuensinya.
Pengaturan Item
- Buka tab "Sisipkan", di mana Anda akan menemukan elemen "Bentuk".
- Setelah itu, daftar bentuk akan muncul, diatur berdasarkan grup. Selanjutnya, Anda perlu melihat semuanya sampai grup "Flowchart" ditemukan.
- Pilih elemen yang diperlukan.
- Untuk menambahkan teks, klik kanan pada elemen dan pilih "Ubah Teks" dari menu konteks.
Terakhir, pada pita Pemformatan, Anda perlu memilih gaya dan skema warna untuk bagan alur.
Setelah memilih elemen yang diinginkan, Anda harus menambahkan elemen berikutnya untuk item tertentu dan melanjutkan hingga setiap tahap ditampilkan.
Kemudian bentuk yang menampilkan setiap elemen diagram alur harus diberi label. Kemudian orang yang melihatnya akan memahami peran apa yang dimainkan setiap elemen diagram alur di dalamnya dan bagaimana hubungannya dengan yang lain.
Setiap gambar melakukan fungsi standarnya. Jika Anda menggunakan elemen diagram secara tidak benar, seseorang yang melihatnya mungkin salah memahami Anda.
Berikut adalah beberapa elemen yang paling umum:
- Awal atau akhir diagram alur.
- Proses kerja.
- Proses yang telah ditentukan sebelumnya, seperti rutinitas yang berulang.
- Sumber data. Ini bisa berupa tabel, atau semacam dokumen, atau situs web.
- Keputusan diambil. Misalnya, itu bisa menjadi kontrol kebenaran dari proses yang telah dijalankan sebelumnya. Dari setiap sudut belah ketupat dapat dibuat garis-garis yang menunjukkan hasil keputusan yang dibuat.
Mengurutkan elemen
Setelah elemen ditempatkan di tempat yang benar, Anda dapat mengikuti langkah-langkah ini:
- Untuk menyusun elemen dalam kolom, Anda harus memilih beberapa elemen dengan menekan tombol SHIFT lalu menekan masing-masing elemen, lalu pilih Rata Tengah pada tab Format.
- Jika Anda perlu membuat ruang yang sama antara elemen secara vertikal, maka Anda harus memilihnya, lalu pilih item "Distribusikan secara vertikal" pada tab yang sama.
- Selanjutnya, Anda perlu memastikan bahwa ukuran semua elemen sama untuk membuat grafik lebih menarik secara visual.
Pengaturan garis tautan
Pada tab "Sisipkan" ada item "Bentuk" di mana Anda harus memilih panah. Itu bisa lurus atau miring. Yang pertama digunakan untuk elemen dalam urutan langsung. Jika Anda perlu kembali ke langkah tertentu setelah menyelesaikan semua tindakan, maka garis lengkung digunakan.
Apa selanjutnya?
Secara umum, Excel menawarkan sejumlah besar bentuk untuk pembuatan bagan. Terkadang Anda bisa mengabaikan standar dan menghidupkan kreativitas. Ini hanya akan menguntungkan.