Pernahkah Anda membuat diagram alur untuk dokumen atau proses bisnis? Beberapa perusahaan membeli perangkat lunak khusus yang mahal yang dapat membuat diagram alur dengan beberapa klik mouse. Perusahaan lain memilih jalan yang berbeda: mereka menggunakan alat yang sudah mereka miliki dan di mana karyawan mereka tahu cara bekerja. Saya pikir Anda menebak bahwa kita berbicara tentang Microsoft Excel.
Buat rencana
Tujuan dari flowchart adalah untuk menunjukkan struktur logis dari peristiwa yang harus terjadi, keputusan yang harus dibuat, dan konsekuensi dari keputusan tersebut. Oleh karena itu, tidak diragukan lagi akan lebih mudah untuk membuat diagram alur jika Anda terlebih dahulu meluangkan beberapa menit untuk menyusun pemikiran Anda. Bagan alur yang terdiri dari langkah-langkah yang berantakan dan tidak dipikirkan dengan baik tidak akan banyak berguna.
Jadi luangkan beberapa menit untuk membuat catatan. Tidak masalah dalam format apa, yang utama adalah menuliskan setiap langkah proses dan memperbaiki setiap keputusan dengan konsekuensi yang mungkin terjadi.
Sesuaikan item
Untuk setiap langkah kerangka, tambahkan elemen diagram alur ke Excel.
- Pada tab Lanjutan Menyisipkan (Sisipkan) klik angka-angka (Bentuk).
- Daftar angka yang dibuka dibagi menjadi kelompok-kelompok utama. Gulir ke bawah ke grup Diagram blok (Flow chart).
- Pilih sebuah elemen.
- Untuk menambahkan teks ke elemen, klik kanan padanya dan pilih Ubah teks (Mengedit teks).
- Pada tab Lanjutan Kerangka (Format) Menu Ribbon Pilih gaya dan skema warna untuk item.
Setelah selesai dengan satu elemen, tambahkan elemen berikutnya untuk item berikutnya dari struktur yang dimaksud, lalu berikutnya, dan seterusnya hingga seluruh struktur muncul di layar.
Perhatikan bentuk setiap elemen flowchart. Formulir memberi tahu pembaca fungsi mana yang dieksekusi pada setiap langkah struktur. Disarankan agar semua formulir digunakan sesuai dengan tujuan yang diterima secara umum, karena penggunaan formulir yang tidak standar dapat membingungkan pembaca.
Berikut adalah beberapa item yang paling umum:
- Awal atau akhir diagram alur:
- Alur kerja, prosedur yang harus diikuti:
- Proses yang telah ditentukan sebelumnya, seperti subrutin yang dapat digunakan kembali:
- Tabel database atau sumber data lainnya:
- Membuat keputusan, seperti mengevaluasi apakah proses sebelumnya telah dilakukan dengan benar. Garis koneksi yang berasal dari setiap sudut belah ketupat sesuai dengan kemungkinan solusi yang berbeda:
Mengatur elemen
Setelah semua elemen dimasukkan pada lembar:
- Untuk mengatur elemen dalam kolom genap, pilih beberapa elemen dengan mengkliknya dengan menekan tombol mouse perubahan, lalu pada tab Kerangka (Format) klik Sejajarkan Pusat (Sejajarkan Pusat).
- Untuk menyempurnakan jarak antara beberapa elemen, pilih mereka dan pada tab Kerangka (Format) klik Distribusikan secara vertikal (Distribusikan Secara Vertikal).
- Pastikan ukuran elemen sama. Buat semua elemen memiliki tinggi dan lebar yang sama untuk membuat diagram alur Anda terlihat bagus dan profesional. Lebar dan tinggi elemen dapat diatur dengan memasukkan nilai yang diinginkan di bidang yang sesuai pada tab Kerangka (Format) Pita menu.
Siapkan jalur tautan
Pada tab Lanjutan Menyisipkan (Sisipkan) klik angka-angka (Bentuk) dan pilih panah lurus atau langkan dengan panah.
- Gunakan panah lurus untuk menghubungkan dua elemen yang berada dalam urutan langsung.
- Gunakan langkan panah saat konektor perlu dilengkungkan, misalnya, jika Anda ingin kembali ke langkah sebelumnya setelah elemen keputusan.
Tindakan selanjutnya
Excel menawarkan banyak elemen tambahan untuk membuat diagram alur dan berbagai opsi pemformatan yang dapat disesuaikan tanpa batas. Jangan ragu untuk bereksperimen dan mencoba semua opsi yang tersedia!