Bagaimana cara membuat bagan Gantt di Excel?

Konten

Apa itu Gantt Chart?
Cara Membuat Gantt Chart di Excel 2010, 2007 dan 2013
Templat bagan Gantt di Excel

Jika Anda diminta untuk menyebutkan tiga komponen terpenting dari Microsoft Excel, mana yang akan Anda sebutkan? Kemungkinan besar, lembar di mana data dimasukkan, rumus yang digunakan untuk melakukan perhitungan, dan bagan yang dengannya data dari sifat yang berbeda dapat direpresentasikan secara grafis.

Saya yakin bahwa setiap pengguna Excel tahu apa itu bagan dan cara membuatnya. Namun, ada jenis bagan yang diselimuti ketidakjelasan bagi banyak orang – Bagan Gantt. Panduan singkat ini akan menjelaskan fitur utama bagan Gantt, memberi tahu Anda cara membuat bagan Gantt sederhana di Excel, memberi tahu Anda di mana mengunduh templat bagan Gantt tingkat lanjut, dan cara menggunakan layanan online Manajemen Proyek untuk membuat bagan Gantt.

Apa itu Gantt Chart?

Bagan Gantt dinamai Henry Gantt, seorang insinyur Amerika dan konsultan manajemen yang datang dengan diagram pada tahun 1910. Bagan Gantt di Excel mewakili proyek atau tugas sebagai kaskade diagram batang horizontal. Bagan Gantt menunjukkan struktur proyek yang dirinci (tanggal mulai dan selesai, berbagai hubungan antara tugas dalam proyek) dan dengan demikian membantu mengontrol pelaksanaan tugas tepat waktu dan sesuai dengan tolok ukur yang dimaksudkan.

Cara Membuat Gantt Chart di Excel 2010, 2007 dan 2013

Sayangnya, Microsoft Excel tidak menawarkan templat bagan Gantt bawaan. Namun, Anda dapat dengan cepat membuatnya sendiri menggunakan fungsionalitas diagram batang dan sedikit pemformatan.

Ikuti langkah-langkah ini dengan hati-hati dan akan memakan waktu tidak lebih dari 3 menit untuk membuat bagan Gantt sederhana. Dalam contoh kami, kami membuat bagan Gantt di Excel 2010, tetapi hal yang sama dapat dilakukan di Excel 2007 dan 2013.

Langkah 1. Buat tabel proyek

Pertama-tama, kita akan memasukkan data proyek ke dalam lembar Excel. Tulis setiap tugas pada baris terpisah dan buat rencana perincian proyek dengan menentukan tanggal mulai (Mulai tanggal), wisuda (tanggal akhir) dan lamanya (Durasi), yaitu jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

olymp trade indonesiaTip: Hanya kolom yang diperlukan untuk membuat bagan Gantt Tanggal mulai и Durasi. Namun, jika Anda juga membuat kolom Tanggal akhir, maka Anda dapat menghitung durasi tugas menggunakan rumus sederhana, seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:

Langkah 2. Buat bagan batang Excel biasa berdasarkan basis data kolom "Tanggal mulai"

Mulai buat bagan Gantt di Excel dengan membuat bagan sederhana diagram batang bertumpuk:

Sorot rentang Mulai tanggal bersama dengan judul kolom, dalam contoh kita adalah B1:B11. Penting untuk memilih hanya sel dengan data, dan bukan seluruh kolom lembar.
Pada tab Lanjutan Menyisipkan (Sisipkan) di bawah Bagan, klik Sisipkan diagram batang (Batang).
Di menu yang terbuka, di grup Diatur (Bilah 2-D) klik Diperintah Ditumpuk (Batang Bertumpuk).

Akibatnya, bagan berikut akan muncul di lembar:

Catatan: Beberapa petunjuk lain untuk membuat bagan Gantt menyarankan agar Anda terlebih dahulu membuat bagan batang kosong dan kemudian mengisinya dengan data, seperti yang akan kita lakukan pada langkah berikutnya. Tetapi menurut saya cara yang ditampilkan lebih baik karena Microsoft Excel akan secara otomatis menambahkan satu baris data dan dengan cara ini kita akan menghemat waktu.

Langkah 3: Tambahkan Data Durasi ke Bagan

Selanjutnya, kita perlu menambahkan satu seri data lagi ke bagan Gantt masa depan kita.

Klik kanan di mana saja dalam diagram dan di menu konteks klik Pilih data (Pilih Data). Kotak dialog akan terbuka Memilih sumber data (Pilih Sumber Data). Seperti yang Anda lihat pada gambar di bawah ini, kolom data Tanggal Mulai sudah ditambahkan ke lapangan Item legenda (baris) (Entri Legenda (Seri). Sekarang Anda perlu menambahkan data kolom di sini Durasi.
Klik tombol Add (Tambah) untuk memilih data tambahan (Durasi) untuk ditampilkan pada bagan Gantt.
Di jendela yang terbuka Perubahan baris (Edit seri) lakukan ini:
- Dalam majalah Nama baris (Nama seri) masukkan "Durasi" atau nama lain yang Anda inginkan. Atau Anda dapat menempatkan kursor di bidang ini dan kemudian klik pada judul kolom yang sesuai di tabel – judul yang diklik akan ditambahkan sebagai nama seri untuk bagan Gantt.
- Klik ikon pilihan rentang di sebelah bidang Nilai (Nilai seri).
Jendela dialog Perubahan baris (Edit seri) akan berkurang. Sorot data dalam kolom Durasidengan mengklik sel pertama (dalam kasus kami adalah D2) dan menyeret ke bawah ke sel data terakhir (D11). Pastikan Anda tidak memilih judul atau sel kosong secara tidak sengaja.
Tekan ikon pemilihan rentang lagi. Jendela dialog Perubahan baris (Edit seri) akan diperluas lagi dan bidang akan muncul Nama baris (Nama seri) Nilai (Nilai seri). Klik Oke.
Kami akan kembali ke jendela lagi Memilih sumber data (Pilih Sumber Data). Sekarang di lapangan Item legenda (baris) (Entri Legenda (Seri) kita melihat seri Tanggal Mulai dan nomor Durasi. Klik saja OK, dan data akan ditambahkan ke bagan.

Diagramnya akan terlihat seperti ini:

Langkah 4: Tambahkan Deskripsi Tugas ke Gantt Chart

Sekarang Anda perlu menunjukkan daftar tugas di sisi kiri diagram, bukan angka.

Klik kanan di mana saja di area plot (area dengan garis biru dan oranye) dan di menu yang muncul, klik Pilih data (Pilih Data) untuk memunculkan kembali kotak dialog Memilih sumber data (Pilih Sumber Data).
Di area kiri kotak dialog, pilih Tanggal Mulai Dan klik Perubahan (Sunting) di area kanan jendela berjudul Label sumbu horizontal (kategori) (Label Sumbu Horizontal (Kategori)).
Kotak dialog kecil akan terbuka Label sumbu (Label sumbu). Sekarang Anda perlu memilih tugas dengan cara yang sama seperti pada langkah sebelumnya kami memilih data durasi tugas (kolom Durasi) – klik ikon pilihan rentang, lalu klik tugas pertama di tabel dan seret pilihan dengan mouse sampai tugas terakhir. Ingat bahwa judul kolom tidak boleh disorot. Setelah Anda selesai melakukannya, klik ikon pemilihan rentang lagi untuk membuka kotak dialog.
Ketuk dua kali OKuntuk menutup semua kotak dialog.
Hapus legenda bagan – klik kanan padanya dan di menu konteks klik Remove (Menghapus).

Pada titik ini, bagan Gantt harus memiliki deskripsi tugas di sisi kiri dan terlihat seperti ini:

Langkah 5: Mengubah Bagan Batang menjadi Bagan Gantt

Pada tahap ini, bagan kami masih berupa bagan batang bertumpuk. Agar terlihat seperti bagan Gantt, Anda perlu memformatnya dengan benar. Tugas kita adalah menghapus garis biru sehingga hanya bagian oranye dari grafik, yang mewakili tugas proyek, tetap terlihat. Secara teknis, kami tidak akan menghapus garis biru, kami hanya akan membuatnya transparan dan karenanya tidak terlihat.

Klik pada garis biru mana saja pada bagan Gantt, dan semuanya akan dipilih. Klik kanan pada pilihan dan di menu konteks klik Format seri data (Format Seri Data).
Pada kotak dialog yang muncul, lakukan hal berikut:
- Di bagian Mengisi (Isi) pilih Tidak ada isi (Tanpa Isi).
- Di bagian Batas (Warna Batas) pilih tidak ada garis (Tidak Ada Garis).

Catatan: Jangan tutup kotak dialog ini, Anda akan membutuhkannya lagi di langkah berikutnya.

Tugas pada bagan Gantt yang kami buat di Excel berada dalam urutan terbalik. Kami akan memperbaikinya sebentar lagi. Klik pada daftar tugas di sisi kiri bagan Gantt untuk menyorot sumbu kategori. Sebuah kotak dialog akan terbuka Format Sumbu (Format Sumbu). Dalam bab Parameter sumbu (Opsi Sumbu) centang kotak Urutan kategori terbalik (Kategori dalam urutan terbalik), lalu tutup jendela untuk menyimpan perubahan Anda. Sebagai hasil dari perubahan yang baru saja kita buat:
- Tugas pada bagan Gantt berada dalam urutan yang benar.
- Tanggal pada sumbu horizontal telah berpindah dari bawah ke atas bagan.

Bagan menjadi mirip dengan bagan Gantt biasa, bukan? Misalnya, bagan Gantt saya sekarang terlihat seperti ini:

Langkah 6. Menyesuaikan Desain Gantt Chart di Excel

Bagan Gantt sudah mulai terbentuk, tetapi Anda dapat menambahkan beberapa sentuhan akhir lagi untuk membuatnya benar-benar bergaya.

1. Hapus ruang kosong di sisi kiri bagan Gantt

Saat membuat bagan Gantt, kami menyisipkan bilah biru di awal bagan untuk menunjukkan tanggal mulai. Sekarang kekosongan yang tersisa di tempatnya dapat dihilangkan dan strip tugas dapat dipindahkan ke kiri, lebih dekat ke sumbu vertikal.

Klik kanan pada nilai kolom pertama Tanggal Mulai di tabel dengan data sumber, di menu konteks pilih Format sel > Jumlah > Umum (Format Sel > Angka > Umum). Hafalkan nomor yang Anda lihat di lapangan Contoh (Contoh) adalah representasi numerik dari tanggal. Dalam kasus saya nomor ini 41730. Seperti yang Anda ketahui, Excel menyimpan tanggal sebagai angka yang sama dengan jumlah hari tanggal 1 Januari 1900 sebelum tanggal ini (di mana 1 Januari 1900 = 1). Anda tidak perlu melakukan perubahan apa pun di sini, cukup klik pembatalan (Membatalkan).
Pada bagan Gantt, klik tanggal mana pun di atas bagan. Satu klik akan memilih semua tanggal, setelah itu klik kanan pada mereka dan di menu konteks klik Format Sumbu (Format Sumbu).
Di menu parameter sumbu (Opsi Sumbu) ubah opsi Minimum (Minimal) aktif Jumlah (Tetap) dan masukkan nomor yang Anda ingat pada langkah sebelumnya.

2. Sesuaikan jumlah tanggal pada sumbu bagan Gantt

Di sini, di kotak dialog Format Sumbu (Format Sumbu) yang dibuka pada langkah sebelumnya, ubah parameternya Divisi utama (Mayor bersatu) Divisi menengah (Satuan kecil) dari Jumlah (Tetap) dan masukkan nilai yang diinginkan untuk interval pada sumbu. Biasanya, semakin pendek kerangka waktu tugas dalam proyek, semakin kecil langkah pembagian yang diperlukan pada sumbu waktu. Misalnya, jika Anda ingin menampilkan setiap kencan kedua, masukkan 2 untuk parameter Divisi utama (Satuan utama). Pengaturan apa yang saya buat – Anda dapat melihat pada gambar di bawah ini:

olymp trade indonesiaTip: Bermain-main dengan pengaturan sampai Anda mendapatkan hasil yang diinginkan. Jangan takut untuk melakukan kesalahan, Anda selalu dapat kembali ke pengaturan default dengan mengatur opsi ke Secara otomatis (Otomatis) di Excel 2010 dan 2007 atau dengan mengklik ulang (Setel ulang) di Excel 2013.

3. Hapus ruang kosong ekstra di antara garis-garis

Atur bilah tugas pada bagan dengan lebih kompak, dan bagan Gantt akan terlihat lebih baik.

Pilih batang oranye dari grafik dengan mengklik salah satunya dengan tombol kiri mouse, lalu klik kanan padanya dan di menu yang muncul, klik Format seri data (Format Seri Data).
Di kotak dialog Format seri data (Format Data Series) atur parameter ke baris yang tumpang tindih (Seri Tumpang Tindih) nilai 100% (penggeser pindah ke kanan), dan untuk parameter Izin samping (Gap Width) bernilai 0% atau hampir 0% (slider all the way atau hampir all the way to the left).

Dan inilah hasil dari upaya kami – bagan Gantt yang sederhana namun cukup akurat di Excel:

Ingatlah bahwa bagan Excel yang dibuat dengan cara ini sangat mirip dengan bagan Gantt yang sebenarnya, sambil mempertahankan semua kenyamanan bagan Excel:

Bagan Gantt di Excel akan diubah ukurannya saat tugas ditambahkan atau dihapus.
Ubah tanggal mulai tugas (Tanggal mulai) atau durasinya (Durasi), dan jadwal akan segera secara otomatis mencerminkan perubahan yang dibuat.
Bagan Gantt yang dibuat di Excel dapat disimpan sebagai gambar atau dikonversi ke format HTML dan dipublikasikan di Internet.

NASIHAT:

Sesuaikan tampilan bagan Gantt Anda dengan mengubah opsi isian, batas, bayangan, dan bahkan menggunakan efek 3D. Semua opsi ini tersedia di kotak dialog. Format seri data (Format Seri Data). Untuk memanggil jendela ini, klik kanan pada bilah grafik di area plot grafik dan di menu konteks klik Format seri data (Format Seri Data).
Jika gaya desain yang dibuat enak dipandang, maka bagan Gantt semacam itu dapat disimpan di Excel sebagai templat dan digunakan di masa mendatang. Untuk melakukan ini, klik pada diagram, buka tab Pembina (Desain) dan tekan Simpan sebagai template (Simpan sebagai Templat).

Unduh contoh Gantt chart

Templat bagan Gantt di Excel

Seperti yang Anda lihat, membuat bagan Gantt sederhana di Excel tidak sulit sama sekali. Tetapi bagaimana jika bagan Gantt yang lebih kompleks diperlukan, di mana bayangan tugas bergantung pada persentase penyelesaiannya, dan pencapaian proyek ditunjukkan oleh garis vertikal? Tentu saja, jika Anda adalah salah satu dari makhluk langka dan misterius yang kami sebut Guru Excel, maka Anda dapat mencoba membuat diagram seperti itu sendiri.

Namun, akan lebih cepat dan lebih mudah menggunakan templat bagan Gantt yang sudah dibuat sebelumnya di Excel. Di bawah ini adalah ikhtisar singkat dari beberapa templat bagan Gantt manajemen proyek untuk berbagai versi Microsoft Excel.

Templat Bagan Gantt Microsoft Excel 2013

Templat bagan Gantt untuk Excel ini disebut Perencana Proyek (Perencana Proyek Gantt). Ini dirancang untuk melacak kemajuan proyek terhadap berbagai metrik seperti: Awal yang direncanakan (Rencana Mulai) awal yang sebenarnya (Awal Sebenarnya), Durasi yang direncanakan (Durasi Rencana) Durasi Sebenarnya (Durasi Sebenarnya), serta Persen selesai (Persen Selesai).

Di Excel 2013, template ini tersedia di tab File (File) di jendela membuat (Baru). Jika tidak ada template di bagian ini, Anda dapat mengunduhnya dari situs web Microsoft. Tidak diperlukan pengetahuan tambahan untuk menggunakan template ini – klik dan mulai.

Bagan Templat Online Ganta

Smartsheet.com menawarkan Gantt Chart Builder online interaktif. Templat bagan Gantt ini sesederhana dan siap digunakan seperti yang sebelumnya. Layanan ini menawarkan uji coba gratis 30 hari, jadi jangan ragu untuk mendaftar dengan akun Google Anda dan mulai membuat bagan Gantt pertama Anda segera.

Prosesnya sangat sederhana: pada tabel di sebelah kiri, masukkan detail proyek Anda, dan saat tabel terisi, bagan Gantt dibuat di sebelah kanan.

Templat Bagan Gantt untuk Excel, Google Spreadsheet, dan OpenOffice Calc

Di vertex42.com Anda dapat menemukan templat bagan Gantt gratis untuk Excel 2003, 2007, 2010 dan 2013 yang juga akan berfungsi dengan OpenOffice Calc dan Google Sheets. Anda dapat bekerja dengan template ini seperti yang Anda lakukan dengan spreadsheet Excel biasa. Cukup masukkan tanggal mulai dan durasi untuk setiap tugas dan masukkan % selesai di kolom % selesai. Untuk mengubah rentang tanggal yang ditampilkan di area bagan Gantt, gerakkan penggeser pada bilah gulir.

Dan akhirnya, templat bagan Gantt lain di Excel untuk pertimbangan Anda.

Templat Bagan Gantt Manajer Proyek

Templat bagan Gantt gratis lainnya ditawarkan di professionalexcel.com dan disebut "Bagan Gantt Manajer Proyek". Dalam template ini, dimungkinkan untuk memilih tampilan (harian atau mingguan standar), tergantung pada durasi tugas yang dilacak.

Saya harap setidaknya satu dari template bagan Gantt yang diusulkan akan sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika tidak, Anda dapat menemukan berbagai macam templat bagan Gantt yang berbeda di Internet.

Sekarang setelah Anda mengetahui fitur utama bagan Gantt, Anda dapat terus mempelajarinya dan mempelajari cara membuat bagan Gantt kompleks Anda sendiri di Excel untuk mengejutkan bos Anda dan semua kolega Anda