Tidak dapat memisahkan yang utama dari yang sekunder? Tidak bisa mengatakan tidak kepada rekan kerja? Maka Anda cenderung tinggal di kantor sampai larut malam. Bagaimana menjadi karyawan yang efektif, kata jurnalis dan kolumnis Psychologies Oliver Burkeman.
Semua ahli dan pakar manajemen waktu tidak bosan mengulangi nasihat utama yang sama. Pisahkan yang penting dari yang tidak penting. Ide bagus, tapi lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Jika hanya karena dalam panasnya urusan, semuanya tampak sangat penting. Nah, atau, katakanlah, Anda entah bagaimana secara ajaib memisahkan yang penting dari yang tidak penting. Dan kemudian bos Anda menelepon dan meminta Anda untuk melakukan beberapa pekerjaan mendesak. Coba katakan padanya bahwa proyek ini tidak ada dalam daftar prioritas utama Anda. Tapi tidak, jangan mencobanya.
Rangkullah yang maha besar
Penulis buku terlaris The XNUMX Habits of Highly Effective People Stephen Covey1 merekomendasikan untuk mengulang pertanyaan. Segera setelah yang tidak penting dalam arus urusan tidak ditemukan, maka perlu untuk memisahkan yang penting dari yang mendesak. Apa, setidaknya secara teoritis, tidak dapat dilakukan, dari fakta bahwa tidak mungkin untuk tidak melakukannya.
Pertama, itu benar-benar memberi kesempatan untuk memprioritaskan dengan benar. Dan kedua, ini membantu untuk menarik perhatian pada masalah penting lainnya — kurangnya waktu. Seringkali, prioritas berfungsi sebagai penyamaran untuk fakta yang tidak menyenangkan bahwa tidak mungkin untuk melakukan seluruh jumlah pekerjaan yang diperlukan hanya dengan definisi. Dan Anda tidak akan pernah sampai ke yang tidak penting. Jika ini masalahnya, maka hal terbaik yang harus dilakukan adalah jujur dengan manajemen Anda dan menjelaskan bahwa beban kerja Anda di luar kemampuan Anda.
“Bagi kebanyakan dari kita, periode paling efektif adalah pagi hari. Mulailah hari dan rencanakan hal-hal tersulit.”
Energi bukannya kepentingan
Tip lain yang berguna adalah berhenti mempertimbangkan kasus dalam hal kepentingannya. Ubah sistem evaluasi itu sendiri, tidak berfokus pada signifikansi, tetapi pada jumlah energi yang dibutuhkan untuk implementasinya. Bagi kebanyakan dari kita, periode paling efektif adalah pagi hari. Karena itu, di awal hari, Anda harus merencanakan hal-hal yang membutuhkan usaha serius dan konsentrasi tinggi. Kemudian, saat “cengkeraman melemah”, Anda dapat beralih ke tugas yang tidak terlalu menguras energi, baik itu menyortir surat atau melakukan panggilan yang diperlukan. Metode ini tidak mungkin menjamin bahwa Anda akan punya waktu untuk semuanya. Tapi, setidaknya, itu akan menyelamatkan Anda dari situasi ketika Anda harus mengambil tanggung jawab pada saat Anda sama sekali tidak siap untuk ini.
Mata burung
Rekomendasi menarik lainnya datang dari psikolog Josh Davis.2. Dia mengusulkan metode «jarak psikologis». Coba bayangkan bahwa Anda melihat diri sendiri dari pandangan mata burung. Tutup mata Anda dan bayangkan. Lihat pria kecil mungil jauh di bawah? Itu adalah kamu. Dan apa yang Anda pikirkan dari ketinggian: apa yang harus difokuskan pria kecil ini sekarang? Apa yang harus dilakukan pertama kali? Tentu terdengar aneh. Tapi itu memang metode yang efektif.
Dan akhirnya, yang terakhir. Lupakan keandalan. Jika kolega (atau manajer) meminta (atau memerintahkan) untuk mengesampingkan segalanya dan bergabung dengan beberapa proyek penting mereka, jangan terburu-buru untuk menjadi heroik. Pertama, pastikan karyawan dan manajemen sepenuhnya menyadari apa yang akan ditinggalkan sebagai akibat dari peralihan Anda. Dalam jangka panjang, kemampuan untuk mengatakan ya pada panggilan pertama dengan mengorbankan pekerjaan yang Anda lakukan tidak akan meningkatkan reputasi Anda sedikit pun. Melainkan sebaliknya.
1 S. Covey “Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif. Alat Pengembangan Pribadi yang Kuat” (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis «Dua Jam Luar Biasa: Strategi Berbasis Sains untuk Memanfaatkan Waktu Terbaik Anda dan Menyelesaikan Pekerjaan Anda yang Paling Penting» (HarperOne, 2015).