Konten
Dalam proses mengerjakan dokumen Excel, seringkali diperlukan beberapa orang untuk menghubungkannya sekaligus. Dan sangat sering jumlahnya dapat dihitung dalam beberapa lusin. Oleh karena itu, masalah kolaborasi tidak terbatas pada hanya menghubungkan orang, karena mereka sering dapat membuat perubahan yang saling bertentangan yang perlu mempelajari cara mengedit dengan cepat dan efektif.
Siapa yang bisa melakukannya? Seseorang yang memiliki status sebagai pengguna master. Singkatnya, apa yang perlu dilakukan untuk membuat kerja bersama dengan dokumen tidak hanya mungkin, tetapi juga efektif?
Bekerja dengan file bersama di Excel memiliki karakteristiknya sendiri. Jadi, beberapa tindakan tidak tersedia untuk pengguna:
- Membuat tabel.
- Manajemen skenario, termasuk melihatnya.
- Menghapus lembar.
- Pengguna tidak memiliki kemampuan untuk menggabungkan beberapa sel atau, sebaliknya, membagi yang sebelumnya digabungkan.
- Operasi apa pun dengan data XML.
Bagaimana pembatasan ini dapat dilewati? Anda hanya perlu menghapus akses umum, dan kemudian mengembalikannya ketika diperlukan.
Berikut adalah spreadsheet lain dengan beberapa tugas yang mungkin atau mungkin tidak dapat dilakukan jika Anda bekerja dengan banyak orang di spreadsheet yang sama.
Pertama, Anda perlu memahami file mana yang perlu disediakan untuk diedit oleh beberapa orang sekaligus. Ini bisa berupa file baru atau yang sudah ada.
Settings
Semua yang perlu Anda lakukan untuk berbagi file di Excel ada di bagian Berbagi Buku, yang dapat ditemukan dengan membuka tab Tinjau.
Sebuah jendela akan muncul dengan dua tab. Kami tertarik pada yang pertama, yang terbuka secara otomatis. Kita perlu mencentang kotak di sebelah item yang ditandai pada tangkapan layar dengan persegi panjang merah. Dengan itu, kami memungkinkan banyak pengguna untuk mengelola dokumen.
Setelah kita membuka akses untuk mengedit, kita perlu mengkonfigurasinya. Untuk melakukan ini, buka tab kedua.
Setelah memasukkan parameter, kami mengkonfirmasi tindakan kami. Untuk melakukan ini, klik kiri pada tombol "OK". Berbagi dapat terbuka untuk buku apa saja, baik yang baru maupun yang sudah ada. Dalam kasus pertama, Anda harus membuat nama untuknya.
Setelah itu, Anda perlu menyimpan file di komputer Anda.
Penting! Formatnya harus sedemikian rupa sehingga file dapat dibuka oleh setiap pengguna dengan versi spreadsheet mereka.
Anda harus menyimpan file ke jaringan berbagi atau folder yang memiliki akses ke peserta yang ingin menggunakan file tersebut. Setelah direktori dipilih, kita hanya perlu mengklik tombol "Simpan".
Namun, tidak diperbolehkan menggunakan server web untuk menyimpan file bersama.
Setelah melakukan semua operasi yang dijelaskan di atas, Anda perlu memeriksa apakah mungkin untuk menghubungkan orang lain. Untuk melakukan ini, buka tab "Data" dan temukan item "Koneksi" tepat di bawahnya. Jika Anda mengkliknya, Anda akan dapat mengubah tautan atau tautan. Jika tidak ada tombol yang sesuai, maka tidak ada file terkait.
Selanjutnya, tab "Status" terbuka, dengan bantuan yang memungkinkan untuk memeriksa koneksi. Fakta bahwa semuanya baik-baik saja dapat dikenali dengan adanya tombol "OK".
Excel juga memungkinkan Anda untuk membuka buku kerja bersama. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengklik tombol Office. Ketika panel pop-up muncul, kita perlu memilih item "Buka" dan pilih buku yang akan digunakan untuk berbagi. Setelah itu, klik lagi tombol Office, dan buka jendela "Opsi Excel", yang dapat ditemukan di bagian bawah.
Di sisi kiri jendela yang muncul, Anda akan dapat memilih kategori pengaturan, tetapi kami tertarik pada yang pertama, yang berisi parameter paling umum.
Selanjutnya, buka item "Pengaturan pribadi", di mana Anda perlu menentukan data yang memungkinkan Anda memfilter pengguna – nama pengguna, nama panggilan.
Setelah melakukan operasi ini, menjadi mungkin untuk mengedit informasi dalam dokumen atau menambahkan beberapa data. Jangan lupa untuk menyimpan perubahan Anda setelah membuatnya.
Ini terkadang dapat menyebabkan masalah saat menyimpan. Misalnya, berbagi hanya tersedia untuk pembukaan pertama, dan ketika Anda mencoba membuka dokumen untuk kedua kalinya, program akan menampilkan kesalahan. Ini mungkin terjadi karena alasan berikut:
- Jika beberapa peserta memasukkan data sekaligus dalam sel yang sama. Atau bagian lainnya.
- Membuat log perubahan yang menyebabkan ukuran buku kerja bertambah. Hal ini menyebabkan masalah.
- Pengguna telah dihapus dari berbagi. Dalam hal ini, menyimpan perubahan tidak akan berfungsi hanya di komputernya.
- Sumber daya jaringan kelebihan beban.
Untuk memperbaiki masalah, Anda perlu mengambil langkah-langkah berikut:
- Hapus changelog atau hapus informasi yang berlebihan darinya.
- Hapus informasi yang berlebihan di dalam dokumen itu sendiri.
- Mulai ulang berbagi.
- Buka dokumen Excel di editor kantor lain, lalu simpan lagi dalam format xls.
Benar, dalam versi terbaru kesalahan ini tidak terjadi sesering pada versi yang lebih lama.
Cara melihat aktivitas anggota
Selama kerja bersama, Anda perlu terus memantau agar salah satu peserta tidak merusak sesuatu. Oleh karena itu, Anda perlu belajar memahami tindakan apa saja yang dilakukan oleh salah satunya. Untuk melakukan ini, Anda harus melakukan langkah-langkah berikut.
- Buka tab "Tinjau", dan di sana temukan item "Koreksi". Di menu, pilih item "Pilih koreksi".
6 - Selanjutnya, sebuah jendela akan muncul di mana Anda dapat mengetahui perubahan apa yang dilakukan oleh pengguna. Daftar ini dibuat secara otomatis. Anda dapat memverifikasi bahwa ini memang kasusnya dengan melihat kotak centang di sebelah item yang sesuai di kotak dialog ini.
7 Dalam hal ini, hanya perubahan yang telah dibuat sejak penyimpanan terakhir yang akan ditampilkan dalam daftar di sudut kiri atas. Ini dilakukan untuk kenyamanan, Anda selalu dapat melihat suntingan sebelumnya di jurnal.
- Setiap peserta diberi warna tertentu, yang dengannya Anda dapat memahami siapa yang membuat perubahan. Label ada di pojok kiri atas. Anda juga dapat mengatur perubahan pelacakan berdasarkan waktu, pengguna tertentu atau dalam rentang tertentu, serta menonaktifkan tampilannya.
8 - Saat Anda mengarahkan kursor ke sel yang memiliki tanda seperti itu, blok kecil akan muncul di mana Anda dapat memahami siapa yang membuat perubahan.
9 - Untuk membuat penyesuaian pada aturan untuk menampilkan koreksi, Anda harus kembali ke jendela pengaturan, dan kemudian menemukan bidang "Berdasarkan waktu", di mana Anda dapat mengatur titik awal untuk melihat perubahan. Artinya, waktu dari mana koreksi akan ditampilkan. Anda dapat mengatur periode sejak penyimpanan terakhir, mengatur untuk menampilkan semua perubahan sepanjang waktu, secara eksklusif tidak dilihat, atau menentukan tanggal dari mana perubahan tersebut akan ditampilkan.
10 - Anda juga dapat mengontrol tampilan koreksi yang dibuat hanya oleh anggota tertentu.
11 - Menggunakan bidang yang sesuai, Anda dapat mengatur rentang lembar di mana tindakan perintah akan dicatat.
Anda juga dapat membuat perubahan lain dengan mencentang kotak yang sesuai di tempat yang tepat.
Daftar perubahan bukanlah bobot mati. Pengguna utama dapat meninjau suntingan peserta lain, mengonfirmasi atau menolaknya. Bagaimana cara melakukannya?
- Buka tab "Tinjau". Ada menu "Perbaikan" di mana pengguna dapat mengelola perbaikan. Di panel pop-up, Anda harus memilih opsi "Terima / tolak koreksi", setelah itu sebuah jendela akan ditampilkan di mana koreksi ditampilkan.
13 14 - Pemilihan pengeditan dapat dilakukan sesuai dengan kriteria yang sama seperti yang dijelaskan sebelumnya: berdasarkan waktu, oleh pengguna tertentu, atau dalam rentang tertentu. Setelah mengatur parameter yang diperlukan, tekan tombol OK.
- Selanjutnya, semua penyesuaian yang memenuhi ketentuan yang ditetapkan pada langkah sebelumnya akan ditampilkan. Anda dapat menyetujui suntingan tertentu atau menolaknya dengan mengklik tombol yang sesuai di bagian bawah jendela. Dimungkinkan juga untuk menerima atau menolak penyesuaian secara batch.
15
Sekarang penyesuaian yang diperlukan telah ditinggalkan, dan yang tambahan telah dihapus.
Bagaimana menghapus pengguna dari file excel
Dari waktu ke waktu, pengguna perlu dihapus dari penulisan bersama. Mungkin ada banyak alasan: mereka diberi tugas lain, peserta mulai mengedit dari komputer lain, dan seterusnya. Menerapkan tugas ini di Excel tidak sulit sama sekali.
Pertama, buka tab "Tinjau". Ada grup "Perubahan", di mana ada opsi "Akses ke buku".
Setelah itu, jendela yang sama yang kita lihat sebelumnya akan muncul di layar. Daftar semua orang yang dapat membuat perubahan pada tabel dapat ditemukan di tab Edit. Untuk menghapus pengguna yang tidak kami butuhkan saat ini, Anda perlu menemukannya di daftar ini, pilih dengan menekan tombol kiri mouse dan klik tombol "Hapus", yang terletak di bawah.
Selanjutnya, Excel akan memperingatkan pengguna bahwa koreksi yang dilakukan oleh peserta ini mungkin tidak disimpan jika dia sedang membuat perubahan pada buku kerja. Jika Anda setuju, maka klik "OK", dan pengguna tidak akan lagi dibagikan.
Cara terbaik untuk membatasi penggunaan buku besar bersama adalah dengan menghapus pengguna. Jika ini tidak sesuai, Anda dapat mengatur hak untuk melihat atau mengedit buku oleh peserta tertentu.
Karena itu, penting untuk diingat bahwa beberapa batasan dibuat untuk berbagi secara default. Mereka telah dijelaskan di atas. Mari kita ingat mereka, karena pengulangan adalah ibu dari pembelajaran.
- Dilarang membuat tabel pintar yang secara otomatis memperbarui data dan memiliki banyak fitur lainnya.
- Anda tidak dapat mengelola skrip.
- Ada batasan bawaan untuk menghapus lembar, menghubungkan atau memutuskan sel.
- Lakukan semua operasi pada data XML. Dengan kata sederhana, ada batasan pada penataan sejumlah besar data, termasuk mengedit array mereka. XML adalah salah satu jenis file yang paling tidak jelas untuk pemula, tetapi sebenarnya cukup sederhana. Dengan jenis file ini, Anda dapat mentransfer data dengan membuat perubahan batch ke dokumen.
Sederhananya, penulisan bersama memungkinkan Anda melakukan operasi standar pada dokumen, tetapi opsi yang lebih profesional hanya tersedia untuk satu orang. Ini karena makro yang sama atau perubahan kumpulan XML agak lebih sulit untuk dikembalikan.
Menonaktifkan berbagi lalu mengaktifkannya kembali adalah cara lain untuk membatasi apa yang dapat dilakukan pengguna Excel. Anda dapat membuat perubahan yang diperlukan sendiri, sehingga untuk sementara menghilangkan kesempatan orang lain untuk mengedit sesuatu.
Untuk melakukan ini, Anda harus mengikuti langkah-langkah ini.
- Buka tab "Tinjau", buka item "Koreksi" dan pilih item "Soroti revisi" dari menu pop-up.
- Setelah itu, sebuah jendela muncul di mana Anda perlu menghapus centang pada kotak di sebelah item "Pengguna" dan "Dalam jangkauan".
- Setelah itu, changelog muncul, yang diperlukan untuk backup data.
Setelah itu, Anda dapat menonaktifkan berbagi. Untuk melakukan ini, pada tab yang sama pada pita, pilih item "Akses ke buku" dan hapus centang "Izinkan beberapa pengguna untuk mengubah file."
Itu saja, sekarang berbagi dinonaktifkan.
Jadi, cukup mudah untuk menyiapkan penulisan bersama di Excel. Tentu saja, ada beberapa batasan yang tidak memungkinkan Anda untuk menggunakan dokumen secara maksimal. Tetapi mereka diselesaikan dengan cukup sederhana, cukup untuk mematikan berbagi untuk sementara waktu, dan kemudian menyalakannya ketika perubahan yang diperlukan telah dilakukan.