Mengelompokkan dan memisahkan data di Excel. Petunjuk langkah demi langkah dengan foto

Sekarang adalah era informasi. Jumlah data yang harus diproses orang setiap hari semakin banyak. Ini berlaku untuk semua bidang kehidupan yang memungkinkan, termasuk pekerjaan. Sekarang ada semakin banyak area aktivitas manusia yang sangat membutuhkan kemampuan untuk memproses informasi dalam jumlah besar dengan cepat.

Salah satu fitur Excel yang memungkinkan Anda melakukan ini adalah pengelompokan. Faktanya adalah bahwa penataan informasi membantu untuk bekerja tidak dengan semua data yang tersedia, tetapi hanya dengan bagian-bagian kecil. Jika Anda mengemas jenis informasi yang sama dalam satu blok, maka lebih mudah bagi komputer dan orang itu sendiri. Hampir tidak ada area di mana penataan informasi tidak akan dibutuhkan:

1. pengolahan data penjualan. Gudang secara teratur menerima batch besar dari berbagai macam barang dengan biaya yang berbeda, berat, pemasok, nama, dan sebagainya. Penataan data membuatnya lebih mudah untuk dinavigasi dalam semua susunan informasi ini.
2. Studi. Kualitas pendidikan dan pendidikan mandiri berkaitan erat dengan seberapa baik informasi tersebut terstruktur. Oleh karena itu, jika Anda dengan benar mengelompokkan data dari jenis yang sama secara berdampingan, akan lebih mudah untuk melakukan tidak hanya tugas-tugas praktis yang berkaitan dengan statistik, misalnya, tetapi juga tugas-tugas teoretis, mengatur pekerjaan rumah, dan sebagainya.
3. Laporan Akuntansi. Akuntan secara teratur harus berurusan dengan angka, yang masing-masing memiliki koneksi dengan angka lain. Dan untuk membuatnya lebih nyaman untuk bekerja dengan sejumlah besar nilai uXNUMXbuXNUMXterkait satu sama lain dan informasi dari jenis yang berbeda, sangat nyaman untuk menggunakan pengelompokan data.

Selain itu, fungsi pengelompokan data memungkinkan Anda menyembunyikan informasi yang sudah usang. Mari kita lihat cara kerjanya dan bagaimana Anda dapat menggunakannya.

Cara mengatur parameter fungsi

Untuk bekerja dengan pengelompokan data, Anda harus mengonfigurasinya terlebih dahulu. Untuk melakukan ini, buka tab "Data" dan temukan opsi "Struktur" di sana. Selanjutnya, panel pop-up akan muncul di mana Anda perlu menemukan tombol di sudut kanan bawah.

Setelah itu, sebuah jendela akan muncul di mana Anda harus memilih kotak centang yang sesuai dan tekan tombol OK. Pengaturan ini mengontrol bagaimana data akan ditampilkan.

Penting: dalam praktiknya, banyak orang merasa agak tidak nyaman untuk menampilkan total di bawah data. Oleh karena itu, Anda dapat membiarkan kotak ini tidak dicentang. Disarankan juga untuk mencentang kotak "Gaya Otomatis".

Setelah menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda dapat segera mulai mengelompokkan informasi.

Cara mengelompokkan data menurut baris

Sekarang mari kita cari tahu apa yang perlu dilakukan untuk mengelompokkan baris, dalam praktiknya.

1. Buat baris baru di atas atau di bawah yang ingin kita kelompokkan. Itu semua tergantung pada metode menampilkan hasil yang dipilih pada tahap sebelumnya.
2. Langkah selanjutnya adalah membuat judul tabel di sel kiri atas dari baris yang ditambahkan. Ini akan menjadi nama grup di mana sel-sel akan digabungkan yang umum atas dasar tertentu.
3. Pilih semua sel di area di bawah baris yang baru dibuat atau di atasnya (tergantung pada apa yang kita lakukan pada langkah pertama). Setelah itu, kami mencari tombol "Struktur" pada tab data dan di sana kami menemukan opsi "Grup". Penting untuk tidak mengklik panah atau nama perintah di panel pop-up, tetapi pada ikon.

Jika Anda masih mengklik panah bawah, menu tambahan akan muncul di mana Anda dapat memilih fungsi pengelompokan atau membuat struktur. Kami terutama tertarik pada pengelompokan pada tahap ini.

Setelah itu, kami memilih fitur utama di mana pengelompokan akan dilakukan. Itu bisa berupa baris atau kolom. Jika Anda tidak mengubah apa pun, maka item pertama dipilih secara default. Setelah kami memastikan bahwa pengaturan diatur sesuai kebutuhan, kami perlu mengonfirmasi tindakan kami dengan menekan tombol OK. Karena kita mengelompokkan berdasarkan baris, kita tidak perlu mengubah apapun, kita hanya perlu mengecek ulang.

Penting: jika, sebelum mulai mengelompokkan objek, Anda memilih bukan sel, tetapi seluruh kolom atau baris pada panel koordinat, maka kotak dialog ini tidak akan muncul. Program akan mencari tahu apa yang harus dilakukan sendiri.

Fakta bahwa garis dikelompokkan, kita dapat memahami dengan tanda minus pada panel koordinat. Ini memberitahu kita bahwa data itu diungkapkan. Sekarang kita dapat menyembunyikannya dengan mengklik ikon ini atau dengan mengklik tombol 1 sedikit lebih tinggi (ini menunjukkan tingkat pengelompokan).

Kami melihat bahwa garis disembunyikan, dan tanda minus telah berubah menjadi plus. Untuk membuka baris yang diinginkan, Anda dapat mengkliknya, dan kemudian program akan melakukannya sendiri. Jika Anda perlu memperluas semua garis, maka Anda perlu mengklik tombol "2", yang terletak di atas panel koordinat dalam hal ini.

Cara mengelompokkan kolom

Untuk mengelompokkan kolom, algoritme tindakan kira-kira sama:

1. Bergantung pada opsi apa yang telah kita pilih dalam pengaturan, kita perlu memasukkan kolom baru ke kiri atau kanan area yang akan dikelompokkan.
2. Kami menuliskan nama grup di sel paling atas dari kolom yang muncul.
3. Kami memilih semua kolom yang perlu kami kelompokkan (biarkan saja yang kami tambahkan pada tahap pertama), lalu klik tombol "Kelompokkan" dengan cara yang sama seperti algoritma yang dijelaskan di atas.
4. Sekarang kita perlu mengklik item "Kolom" di jendela kecil dan klik tombol "OK".
5. Semoga berhasil.

Catatan. Sama seperti saat mengelompokkan baris, jika kita memilih seluruh kolom di bilah koordinat horizontal, kita tidak mendapatkan kotak dialog kecil.

Cara membuat pengelompokan bertingkat

Excel adalah program fungsional, tetapi kemungkinannya tidak berakhir dengan pengelompokan tingkat tunggal, seperti yang dijelaskan dalam contoh di atas. Ada juga kemampuan untuk mengelompokkan sel berdasarkan beberapa level. Ini dilakukan dengan cara berikut:

1. Untuk memulainya, grup utama dibuat dengan cara yang dijelaskan di atas. Subkelompok kemudian akan ditambahkan ke dalamnya.
2. Setelah itu, kami memastikan bahwa grup utama dibuka. Di dalamnya, kami juga melakukan tindakan yang dijelaskan di atas. Langkah-langkah spesifik tergantung pada apakah orang tersebut bekerja dengan baris atau kolom.
3. Akibatnya, grup dari beberapa level dapat dibuat.

Petunjuk untuk mengelompokkan data

Situasi mungkin muncul ketika grup atau subgrup yang dibuat sebelumnya tidak lagi diperlukan. Ada fungsi terpisah untuk ini - "Ungroup". Untuk mengimplementasikannya, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih elemen yang merupakan bagian dari grup.
2. Buka tab "Data".
3. Kami menemukan grup "Struktur" di sana, buka dengan panah di bawah.
4. Di sana, klik tombol "Batalkan Grup". Sangat penting untuk mengklik ikon, bukan tulisan.

Selanjutnya, kita memilih apa yang sebenarnya ingin kita ungroup. Kami memilih item yang cocok tergantung pada apa yang telah kami kelompokkan sebelumnya. Setelah menyelesaikan tindakan, tekan tombol OK.

Perhatian! Jika sebelum itu dibuat pengelompokan multi-level atau beberapa kelompok yang berbeda dibuat, maka mereka harus direformasi secara terpisah.

Di sini kami juga menerima hasil seperti itu.

Ini adalah algoritme umum untuk memisahkan sel, tetapi seperti dalam bisnis apa pun, ada banyak nuansa. Mari kita lihat mereka lebih detail.

Cara ungroup sheet

Mungkin perlu untuk memisahkan lembar dari waktu ke waktu. Untuk melakukan ini, Anda harus melakukan urutan tindakan berikut:

1. Untuk memulainya, kami menemukan lembar-lembar yang telah dikelompokkan. Jika lembaran telah dikelompokkan terlebih dahulu, maka akan ditampilkan dalam warna yang sama atau judul akan dicetak tebal.
2. Setelah itu, Anda perlu mengklik kanan pada salah satu lembar dari grup, dan kemudian klik tombol "Ungroup sheets" di menu konteks. Sekarang mereka akan dipisahkan, dan semua perubahan akan dibuat untuk mereka secara independen dari yang lain.

Cara lain untuk memisahkan lembar adalah dengan menggunakan tombol Shift dan kemudian mengklik lembar aktif dalam grup yang ingin Anda batalkan pengelompokannya. Artinya, Anda perlu menentukan grup yang diperlukan ungrouping, lalu klik salah satu tab, lalu klik sambil menahan tombol Shift.

Setelah perubahan dibuat, Anda sekarang dapat mengelompokkan beberapa lembar. Untuk melakukan ini, tekan tombol Ctrl atau Cmd (yang pertama untuk komputer yang menjalankan Windows, dan yang kedua untuk teknologi Apple), dan sambil menahan tombol, klik bergantian pada lembar yang ingin Anda gabungkan menjadi satu grup. Setelah itu, program akan melakukan segalanya untuk pengguna.

Cara membatalkan pengelompokan data yang dikelompokkan secara manual

Sebelum memisahkan sel, Anda harus terlebih dahulu memahami bagaimana mereka dikelompokkan: secara manual atau otomatis. Pengelompokan manual dianggap sebagai metode yang dijelaskan di atas. Pembuatan grup secara otomatis adalah ketika grup dibuat menggunakan fungsi tertentu. Misalnya, setelah menghasilkan subtotal. Fakta bahwa peluang ini digunakan dapat dipahami dari baris "Hasil antara".

Jika data dikelompokkan melalui fungsi dengan nama yang sama Excel, kemudian untuk membubarkannya, Anda perlu memastikan bahwa grup tersebut dikerahkan. Jika tidak, maka Anda perlu mengklik tombol + di bilah sisi di sebelah kiri. Fakta bahwa grup dikerahkan, kita dapat menilai dengan tombol – di tempat yang sama. Saat kami memperluas grup, kami mulai melihat baris dan grup tersembunyi. Setelah itu, dengan menggunakan keyboard atau tombol kiri mouse, pilih semua sel dalam grup, dan kemudian – sesuai dengan algoritma yang dijelaskan di atas.

Hanya sedikit orang yang tahu bahwa ada cara lain untuk memisahkan sel yang dikelompokkan secara manual – menggunakan tombol pintas.

Untuk melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu memilih kolom yang telah dikelompokkan, lalu tekan tombol panah Alt + Shift + Kiri. Jika pekerjaan dilakukan pada komputer yang dikendalikan di bawah Mac OS, maka Anda perlu menggunakan kombinasi tombol Command + Shift + J.

Cara membatalkan pengelompokan data yang dikelompokkan secara otomatis

Jika, sebagai hasil dari pemeriksaan yang dilakukan pada paragraf sebelumnya, ternyata data dikelompokkan secara otomatis, maka semuanya agak lebih rumit, karena fungsi ungroup standar tidak akan berfungsi dalam kasus ini. Tindakan pengelompokan data tergantung pada apa yang sebenarnya dilakukan. Jika ini adalah fungsi "Subtotal", maka urutan tindakannya adalah sebagai berikut:

1. Kami membuka tab yang sama dengan data di panel utama (atau pita, seperti yang juga sering disebut).
2. Setelah kita mengklik tombol "Subtotals" (yang persis seperti yang perlu kita lakukan sebagai langkah kedua), kita akan memiliki sebuah jendela. Tombol itu sendiri terletak di bagian yang sama – Struktur. Setelah itu, sebuah jendela akan muncul di mana kita perlu mengklik tombol "Hapus Semua". Itu dapat ditemukan di sudut kiri bawah jendela atau di tempat lain (tergantung pada versi Office dan program spreadsheet tertentu).

Perhatian! Metode ini tidak hanya menghapus grup, tetapi juga subtotal. Oleh karena itu, jika Anda perlu menyimpannya, lebih baik menyalin elemen grup ke lembar lain dan menggunakannya sebagai elemen yang tidak dikelompokkan.

Rekomendasi kuat untuk operasi apa pun dengan tabel untuk mengelompokkan atau memisahkan data. Sebelum melakukan ini, Anda perlu membuat salinan dari tabel asli. Dalam hal ini, Anda dapat mengembalikan tampilan asli dokumen jika sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

Dengan demikian, Excel memiliki fungsi yang sangat luas untuk penataan data. Tentu saja, itu tidak akan dapat melakukan segalanya untuk seseorang, tetapi memungkinkan Anda untuk mengatur pekerjaan dengan lebih mudah dengan data terstruktur. Sisanya harus dilakukan oleh orang tersebut. Namun, ini adalah alat yang sangat fungsional yang akan sangat berguna bagi mereka yang harus bekerja dengan sejumlah besar informasi numerik dan tekstual.